Khi thực hiện giao nhận hàng hóa, vận đơn là một trong những tài liệu quan trọng giúp cho quá trình quản lý và theo dõi lô hàng trở nên dễ dàng hơn. Trong đó, vận đơn gốc là một khái niệm không thể thiếu trong lĩnh vực logistics và chứng từ hải quan. Vậy vận đơn gốc là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Hãy cùng Ship4p tìm hiểu về chủ đề này trong bài viết dưới đây.
Vận đơn gốc là gì?
Vận đơn gốc (Original Bill of Lading – OBL) là một văn bản pháp lý đóng vai trò như một hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và người vận chuyển hàng hóa trong thương mại quốc tế. Nó được phát hành bởi người vận chuyển và chứa thông tin quan trọng về hàng hóa được vận chuyển, chẳng hạn như tên của người gửi hàng, người nhận hàng, cảng khởi hành và cảng đến, và các điều khoản và điều kiện của lô hàng.
Vận đơn gốc cung cấp cho người mua hàng (bên nhận hàng) thông tin chi tiết về đơn hàng, hàng hóa và thời gian vận chuyển. Các đặc điểm chính nổi bật bao gồm:
- Bảo đảm quyền lợi của người mua hàng trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc mất mát hàng hóa.
- Cung cấp cho người mua hàng thông tin chi tiết về đơn hàng và hàng hóa, bao gồm tên và địa chỉ của người gửi và người nhận, mô tả chi tiết về hàng hóa, số lượng, giá trị và trọng lượng của hàng.
- Đảm bảo an toàn cho hàng hóa
- Vận đơn gốc được công nhận quốc tế và sử dụng rộng rãi trong các hoạt động vận tải biển trên toàn thế giới.
>> Xem thêm: Tìm hiểu về mã vận đơn của các đơn vị vận chuyển
Đánh giá ưu – nhược điểm của vận đơn gốc trong vận chuyển hàng hóa
Ưu điểm của vận đơn gốc là gì?
- Giảm chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa, bởi vì không cần phải in nhiều bản sao vận đơn để gửi đến các bên liên quan như tàu, bãi đỗ, các đơn vị xử lý hàng hóa,…
- Chỉ cần phát hành một lần và không cần phải chờ đợi cho việc in ấn và xử lý nhiều bản sao vận đơn.
- Đơn giản hóa quy trình vận chuyển và giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn thông tin trong quá trình vận chuyển.
Nhược điểm của vận đơn gốc là gì?
- Khi sử dụng vận đơn gốc, nếu có nhiều điểm đón hàng hoặc nhiều điểm trả hàng, sẽ rất khó khăn để quản lý và giám sát được toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa.
- Có thể gây nhầm lẫn: Vận đơn thường chứa thông tin liên quan đến toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa, từ khi xuất phát cho đến khi đến nơi. Tuy nhiên, việc thay đổi thông tin có thể gây nhầm lẫn về thông tin của hàng hóa, gây ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển.
- Thời gian xử lý chậm hơn: Việc sử dụng vận đơn yêu cầu phải chuyển đổi thông tin cho từng bên liên quan trong quá trình vận chuyển. Việc này có thể làm chậm quá trình xử lý và giao hàng, đặc biệt là trong trường hợp cần phải điều chỉnh thông tin về địa chỉ hoặc thời gian giao hàng.
Tầm quan trọng của vận đơn gốc trong vận chuyển
OBL đóng vai trò là bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa và là biên nhận cho lô hàng. Nó cũng là một tài liệu có thể thương lượng có thể được sử dụng để chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên thứ ba. Trong thương mại quốc tế, OBL là chứng từ quan trọng cần thiết để người chuyên chở giải phóng hàng hóa tại cảng đến.
OBL là một chứng từ quan trọng vì nó đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển theo các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Nó cũng giúp bảo vệ lợi ích của người gửi hàng, người nhận hàng và bất kỳ bên nào khác liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa.
Không những vậy, đây còn là một tài liệu quản lý kho. Nó cho phép các doanh nghiệp lưu trữ và quản lý thông tin về hàng hóa một cách hiệu quả để theo dõi số lượng hàng tồn kho và hạn sử dụng hàng hóa. Trong nhiều trường hợp, vận đơn gốc là cơ sở để giải quyết tranh chấp nếu xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển. Nó cho phép bên nhận hàng yêu cầu bồi thường khi hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra định vị bưu phẩm chuẩn xác nhất
Phân biệt vận đơn gốc với vận đơn copy
Vận đơn gốc là bản chính, được phát hành bởi nhà vận chuyển, có giá trị pháp lý và quyền sở hữu đối với hàng hóa được vận chuyển. Trong khi đó, vận đơn copy là bản sao của vận đơn gốc, được sao chép từ bản gốc và được sử dụng cho một số mục đích, nhưng không có giá trị pháp lý.
Để phân biệt vận đơn gốc và vận đơn copy, có thể xem xét các yếu tố sau đây:
- Vận đơn gốc (OBL) khi phát hành có dấu “Original” trong khi vận đơn copy có chữ “Copy” được in lên mặt trước của tờ vận đơn.
- Chữ ký và dấu hiệu xác nhận: Vận đơn gốc thường được ký xác nhận bởi nhà vận chuyển hoặc đại diện của họ và có dấu của công ty. Vận đơn copy thường không có chữ ký và dấu hiệu xác nhận.
- Số thứ tự: Số thứ tự trên vận đơn copy thường có thể khác với số thứ tự trên vận đơn gốc.
- Màu sắc và giấy: OBL thường được in trên giấy có màu sắc và chất lượng tốt hơn so với vận đơn copy.
- Điều kiện bảo quản: OBL thường được bảo quản trong điều kiện tốt hơn so với vận đơn copy, để đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của tài liệu.
- Vận đơn gốc thường được yêu cầu để lấy hàng hoặc nhận hàng tại cảng đích, trong khi vận đơn copy chỉ dùng để tham khảo và giải quyết các vấn đề liên quan đến vận chuyển.
- OBL có thể được sử dụng để thực hiện tín dụng xuất khẩu, trong khi vận đơn copy không được chấp nhận để thực hiện các giao dịch tài chính.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của vận đơn, cần phải kiểm tra kỹ các thông tin và yếu tố khác trên vận đơn, chứ không chỉ dựa trên việc phân biệt giữa vận đơn gốc và vận đơn copy.
Mất vận đơn gốc có sao không? Cách giải quyết khi mất vận đơn gốc
Mất vận đơn gốc khi vận chuyển có bị sao không?
Mất vận đơn gốc – OBL là một vấn đề nghiêm trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. OBL thường là giấy tờ có giá trị pháp lý cao, chứa đựng các thông tin quan trọng về người gửi, người nhận, hàng hóa, giá trị của hàng hóa, phương tiện vận chuyển và các điều kiện vận chuyển.
Mất mã vận đơn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như gây rối loạn cho quá trình thanh toán, làm chậm quá trình xử lý thủ tục hải quan, ảnh hưởng đến quyền sở hữu và giá trị của hàng hóa, đồng thời còn làm giảm đáng kể khả năng giải quyết tranh chấp nếu có. Khi bị mất vận đơn, hàng hóa của bạn có khả năng cao sẽ bị giữ lại.
Vì vậy, việc bảo quản và quản lý vận đơn gốc là rất quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Nếu bạn là người gửi hàng hoặc là người nhận hàng, hãy kiểm tra kỹ trước khi ký nhận và lưu giữ cẩn thận để tránh mất mát và các vấn đề pháp lý không mong muốn.
Phải làm gì khi vận đơn gốc bị thất lạc?
Nếu vận đơn gốc bị thất lạc, bạn cần liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để thông báo về tình trạng này. Điều này giúp đơn vị vận chuyển có thể kiểm tra và giải quyết vấn đề.
Trong trường hợp không thể tìm lại được vận đơn gốc, bạn cần yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp một bản sao của vận đơn. Nếu không có bản sao, bạn cần lập một văn bản tường trình việc vận đơn gốc bị mất và yêu cầu đơn vị vận chuyển xử lý vấn đề này.
Việc báo cáo ngay về tình trạng mất mã vận đơn bưu điện và yêu cầu xử lý kịp thời sẽ giúp tránh các rủi ro trong quá trình vận chuyển, cũng như bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
>> Xem thêm: Thông tin cần biết về dịch vụ vận chuyển hàng hóa Bắc Nam
Trên đây là những thông tin cơ bản về vận đơn gốc trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Hi vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, giúp cho quá trình giao nhận hàng hóa được diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.
Mời các bạn tham khảo các dịch vụ của Ship4p. Nếu cần tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua những kênh thông tin sau:
- Website: https://ship4p.com/
- Số điện thoại: https://zalo.me/890265522282252483
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
