Tồn kho an toàn hỗ trợ các nhà sản xuất bù đắp lượng hàng hóa để tiếp tục phục vụ khách hàng khi chuỗi cung ứng bị gián đoạn. Chính vì có vai trò quan trọng nên các doanh nghiệp hiện nay luôn hướng đến việc lưu trữ lượng hàng phù hợp để ngăn chặn tình trạng đột biết về nhu cầu.
Tồn kho an toàn là gì?
Tồn kho ở mức an toàn hay safety stock là khối lượng hàng hóa còn trong kho để giúp doanh nghiệp bù đắp nếu có sai lệch về hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Hầu như không có bất kỳ nhà bán hàng nào muốn hàng hóa trong kho thiếu hụt khi nhu cầu tiêu dùng tăng cao. Do đó, những người quản trị luôn tìm cách để đảm bảo tồn kho một cách an toàn, có thể tiếp tục phục vụ khách hàng nếu chuỗi cung ứng gián đoạn.
Thực tế các doanh nghiệp vẫn có thể sản xuất hàng hóa và tiếp tục bán sản phẩm bằng việc sử dụng hàng tồn kho ở mức an toàn. Các doanh nghiệp có hàng tồn kho an toàn có thể phân phối sản phẩm nếu hoạt động kinh doanh có doanh số bán hàng lớn hơn dự kiến cũng như quá trình sản xuất.
>> Xem thêm: Hàng tồn kho và các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Các loại tồn kho an toàn phổ biến
Mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau sẽ có định lượng tồn kho ở mức an toàn khác nhau. Và dựa trên những số liệu thống kê qua từng năm tháng hay các kinh nghiệm thực tế, người ta chia tồn kho ở mức an toàn thành 2 loại phổ biến:
- Tồn kho an toàn theo chu kỳ: Đây là loại tồn kho đáp ứng nhu cầu sản phẩm của các lần đặt hàng. Nguyên nhân là do khách hàng đặt ít đơn nhưng lại có khối lượng lớn và yêu cầu giao liên tục theo từng đơn hàng chia nhỏ, ứng với mỗi thời điểm khác nhau.
- Tồn kho an toàn theo mùa: Đây là loại tồn kho xảy ra khi doanh nghiệp có ý định sản xuất và tồn trữ sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu về tương lai. Nếu thời gian sắp tới có nhu cầu tiêu dùng lớn hơn sản xuất thì tại thời điểm nhu cầu thấp, doanh nghiệp có thể sản xuất và tích trữ tồn kho để đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng.
Tại sao cần dự trữ tồn kho an toàn trong kinh doanh?
Tồn kho ở mức an toàn có vai trò quan trọng để giúp doanh nghiệp đáp ứng người dùng trong các thời điểm nhu cầu cao. Do đó, việc dự trữ tồn kho sao cho an toàn là bài toán mà nhiều doanh nghiệp hiện nay không ngừng đi tìm kiếm câu trả lời. Theo đó, những lợi ích của dự trữ hàng tồn kho an toàn có thể kể đến như:
- Hạn chế tình trạng thiếu hàng cho doanh nghiệp: Tình trạng thiếu hàng, hết hàng khiến chất lượng dịch vụ cũng như độ uy tín của doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Việc để trông quầy kệ cũng khiến khách hàng có ấn tượng không tốt, dẫn đến doanh thu giảm sút. Tuy nhiên nếu có hàng tồn kho bình ổn để phân phối sẽ giúp doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của thị trường.
- Tối ưu hóa tồn kho: Dự trữ hàng tồn kho ở mức quá cao làm tăng chi phí cơ hội cũng như giảm tốc độ vòng vốn. Thế nên, việc xác định hàng dự trữ ở mức an toàn sẽ giúp doanh nghiệp tránh có các chi phí chưa thực sự cần thiết.
- Giảm chi phí lưu kho, bảo quản hàng hóa: Tồn kho quá nhiều khiến doanh nghiệp mất thêm chi phí thuê kho, bảo quản. Đặc biệt với những mặt hàng thực phẩm sẽ dễ xảy ra các sự cố, rủi ro hư hỏng nên việc tồn kho ở mức an toàn sẽ là giải pháp để giảm chi phí lưu kho hiệu quả.
Cùng với nhiều lợi ích, tồn kho hàng hóa đôi vẫn còn một số hạn chế như sau:
- Ứng dụng tồn kho an toàn để che giấu các vấn đề trong quản lý tồn kho, hậu cần sẽ khiến doanh nghiệp bạn gặp nhiều hậu quả về sau.
- Lưu trữ hàng tồn kho không đủ dễ dẫn đến nguy cơ không hoàn thành đơn đặt hàng khiến thất thoát doanh thu mà mất đi khách hàng.
- Tồn kho quá nhiều hàng hóa có thể đáp ứng được nhu cầu khách hàng nhưng sẽ phải trả chi phí cao hơn, hàng hóa tồn đọng nhiều dễ hư hỏng.
>> Xem thêm: Quy trình kiểm soát hàng tồn kho chi tiết nhất
Tầm quan trọng của tồn kho an toàn đối với chuỗi cung ứng
Trong chuỗi cung ứng, tồn kho an toàn đóng vai trò quan trọng giúp các doanh nghiệp có thể có đủ hàng hóa để cung cấp cho người tiêu dùng.
Tồn kho giúp chuỗi cung ứng không bị gián đoạn: Hoạt động cung cấp hàng hóa đôi khi không thể tránh khỏi các sự cố bất ngờ mà nhà cung cấp cũng không thể lường trước được. Điều này khiến kéo dài thời gian nhận hàng, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất. Lúc này, tồn kho ở mức an toàn sẽ là biện pháp để bảo vệ và giúp doanh nghiệp hoàn thành đơn hàng nhanh chóng. Từ đó có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng liên tục, giúp chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru hơn.
Giải pháp cho những dự đoán không chính xác: Để hoạt động sản xuất đạt hiệu quả tối ưu, thông thường các doanh nghiệp sẽ có kế hoạch phù hợp nhằm đáp ứng khách hàng. Thế nhưng do một số lý do khách quan khiến hàng bán nhiều hơn hàng sản xuất, bắt buộc các doanh nghiệp phải tiếp tục sản xuất để phân phối. Thời điểm đó, hàng tồn kho an toàn sẽ giúp doanh nghiệp có đủ hàng để cung cấp kịp thời mà không phải mất thêm doanh thu cho những dự báo thiếu chính xác.
Chống tình trạng biến động giá: Thị trường luôn có sự biến động, thậm chí khan hiếm nguyên liệu và xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranh khốc liệt hơn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có đủ kho dự trữ an toàn thì đó chính là giải pháp để hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua giai đoạn nhập hàng với giá cao và đặc biệt là vẫn đảm bảo nguồn doanh thu.
Duy trình sự hài lòng của khách hàng: Hàng tồn kho an toàn không chỉ giúp chuỗi cung ứng không bị gián đoạn mà còn đảm bảo khác hàng được phục vụ một cách tốt nhất. Việc lưu trữ nguyên liệu, hàng hóa phù hợp sẽ giúp hoạt động sản xuất được thực hiện liên tục, hạn chế biến động thị trường, nhà cung cấp hay đơn vị vận chuyển. Từ đó, các đơn đặt hàng sẽ được xử lý một cách nhanh chóng nhất.
Cách xác định mức tồn kho an toàn đơn giản nhất
Để xác định được mức tồn kho an toàn là gì, tính ra sao, các doanh nghiệp cần có người quản lý để theo dõi sát sao các hoạt động sản xuất và kinh doanh. Cùng với đó, nhà quản lý cũng có sự dự đoán về biến động giá cả trên thị trường nhằm có thể điều phối được lượng hàng hóa tồn kho ổn định.
Cách tính tồn kho an toàn hiện nay thường được tính theo công thức:
Mức tồn kho an toàn = Điểm tái đặt hàng ở khả năng tối đa – Điểm tái đặt hàng ở khả năng bình thường
Hay: Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa x thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình x thời gian giao hàng trung bình)
Trong đó thời gian giao hàng trung bình là thời gian trung bình từ lúc đặt đến khi nhận hàng. Nhu cầu trung bình là nhu cầu dùng nguyên vật liệu và hàng hóa nhằm phục vụ sản xuất, kinh doanh trong một khoảng thời gian.
>> Xem thêm: 9 cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều bạn không nên bỏ qua
Tồn kho ở mức an toàn giúp các doanh nghiệp có thể bù đắp hàng hóa để cung cấp cho khách hàng khi thị trường có biến động về giá hay khan hiếm nguyên vật liệu sản xuất. Hy vọng những thông tin ở trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về tồn kho hàng hóa cũng như nắm được công thức tính tồn kho an toàn.
Sử dụng Ship4p trong quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp bạn kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển uy tín, hỗ trợ giao hàng nhanh chóng. Điều này giúp hoàn thành đơn hàng kịp thời, không phải mất thêm chi phí để bảo quản cũng như diện tích lưu kho hàng hóa. Nếu còn gì thắc mắc về tồn kho an toàn hay cần tư vấn về Ship4p, liên hệ ngay với chúng tôi bạn nhé!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://ship4p.com/
- Facebook: https://facebook.com/ship4p
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Số điện thoại: https://zalo.me/890265522282252483
