Sở hữu một quy trình quản lý đơn hàng tối ưu, hiệu quả chính là cách giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ đơn hàng, giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra. Vậy quản lý đơn hàng là gì và có các cách quản lý đơn hàng nào? Mời bạn cùng Ship4p tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.
Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là gì là một câu hỏi nhận được khá nhiều sự quan tâm từ các chủ kinh doanh. Theo đó, đây là một quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng tính từ lúc khách hàng đặt hàng thành công cho đến khi nhận được sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp. Quy trình quản lý đơn hàng sẽ đảm bảo sản phẩm của doanh nghiệp được xuất đi đúng như yêu cầu về chất lượng, số lượng, giá cả, mẫu mã, thời gian,… mà doanh nghiệp đã thảo luận với khách hàng.
Thông qua quy trình quản lý các đơn hàng, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều phối và thực hiện các hoạt động như: Thu thập đơn hàng, quản lý hàng tồn, đối chiếu hàng hóa, đóng gói, xuất hàng,… Các thông tin về xuất, nhập hàng và doanh thu sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống sau khi đơn hàng xuất khỏi kho và doanh nghiệp nhận được tiền từ khách.
Quản lý đơn hàng là gì?
Tại sao cần quản lý đơn hàng?
Quản lý đơn đặt hàng là một việc làm rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần quản lý các đơn hàng vì những lý do dưới đây.
Giảm thiểu tối đa rủi ro và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
Quản lý các đơn hàng là một yếu tố tác động trực tiếp đến mọi hệ thống và quy trình trong chuỗi cung ứng. Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp không thực hiện việc xử lý đơn hàng một mình mà còn phối hợp với nhiều bên khác để đóng gói và vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình quản lý đơn tự động hoá, tối ưu, giúp kiểm soát chặt chẽ tình trạng đơn hàng, giảm thiểu các rủi ro không đáng có.
>> Xem thêm: Mách bạn cách quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh thất thoát
Xây dựng trải nghiệm mua hàng liền mạch cho khách hàng
Cách quản lý đơn hàng hiệu quả còn tác động trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp bán hàng đa kênh thì khách hàng luôn mong muốn họ có được một trải nghiệm liền mạch. Khách hàng cần được cập nhật liên tục các thông tin về tình trạng đơn hàng thông qua sàn thương mại điện tử, website hoặc email; hay khi xảy ra các vấn đề không mong muốn thì khách hàng có thể đổi trả được hàng hoá,… Việc này sẽ mang đến sự tiện lợi, thoải mái cho khách hàng, từ đó giữ chân họ quay lại trong những lần mua sắm tiếp theo.
Ngoài ra, khách hàng cũng luôn mong muốn hàng hoá được giao đến tay mình đúng thời gian đã cam kết. Nếu đơn hàng giao chậm hơn so với dự kiến, nhiều người sẽ đưa ra những nhận xét không tốt về dịch vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu đơn hàng đến tay khách hàng sớm hơn hoặc đúng thời gian dự định thì họ sẽ có cảm tình và thường xuyên mua hàng mà doanh nghiệp bạn cung cấp.
Các cách quản lý đơn hàng hiệu quả, đơn giản
Nắm được cách quản lý đơn hàng sẽ giúp tối ưu công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách quản lý đơn đơn giản, hiệu quả mà bạn có thể tham khảo.
Quản lý tồn kho
Một trong những cách giúp quản lý các đơn hàng hiệu quả đó chính là quản lý hàng tồn kho. Đây được xem là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Việc sai lệch tồn kho sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Tại sao cần quản lý đơn hàng?
>> Xem thêm: Quy trình kiểm soát hàng tồn kho chi tiết nhất năm 2023
Phân loại đơn hàng
Để quản lý, bạn cũng cần đảm bảo việc phân loại tình trạng đơn hàng diễn ra trơn tru, hiệu quả để đảm bảo tiến độ xử lý đơn hàng. Khách hàng sẽ không chấp nhận sự chậm trễ của bạn với bất cứ lý do gì. Do đó việc phân loại đơn hàng sẽ giúp cho quá trình đẩy đơn và vận chuyển diễn ra nhanh chóng hơn. Đây được coi là một yếu tố buộc phải có trong hệ thống quản lý đơn hàng của mỗi doanh nghiệp.
Quản lý vận chuyển
Quản lý vận chuyển bắt đầu sau khi doanh nghiệp xác nhận đơn hàng, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Lúc này, người bán cần xác nhận chính xác các thông tin cần thiết như thời gian giao hàng hóa đến tay khách hàng. Đồng thời, người bán cũng cần theo dõi tình trạng đơn hàng thường xuyên để đảm bảo hàng hoá không bị thất lạc hay quá thời gian giao hàng cho khách.
Giải quyết trả hàng
Trong trường hợp khách hàng từ chối nhận hàng, trả lại hàng với các lý do như: Hàng không đúng mẫu, hàng hỏng/ lỗi,… thì doanh nghiệp cần quản lý quá trình đổi – trả hàng rõ ràng để xử lý các vấn đề phát sinh một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Lựa chọn hệ thống quản lý đơn phù hợp
Quản lý đơn bằng các phương pháp thủ công đôi khi mang đến cho doanh nghiệp nhiều rắc rối và sai sót. Để giải quyết vấn đề đó thì bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí có ứng dụng công nghệ hiện đại.
Những phần mềm quản lý này không đơn giản chỉ là một giải pháp quản lý tối ưu mà còn là yếu tố quan trọng giúp quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu tối đa các tổn thất có thể xảy ra. Chính vì thế, các ứng dụng quản lý đơn hàng sẽ là sự lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Ứng dụng quản lý đơn hàng là trợ thủ đắc lực với các doanh nghiệp
Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu nhất
Tùy từng công ty mà quy trình quản lý các đơn hàng sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, thông thường sẽ gồm bốn giai đoạn cơ bản như sau:
Tiếp nhận đơn hàng
Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý các loại đơn hàng đó chính là tiếp đơn hàng từ phía khách hàng. Thông thường, khách hàng sẽ đặt hàng thông qua fanpage, website và các sàn thương mại điện tử,… Sau khi đặt đơn thành công, thông tin về đơn hàng sẽ được xác nhận và thông báo cho khách thông qua email, trang đặt hàng hoặc số điện thoại,…
Xử lý đơn hàng
Tại giai đoạn này, nhân viên sẽ tiến hành xác nhận chi tiết đơn hàng, tạo hóa đơn, nhặt hàng, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Giai đoạn này được chia làm hai bước chính: Chuẩn bị hàng và vận chuyển hàng.
- Chuẩn bị hàng
Khi nhận được thông tin đơn hàng, nhân viên kho sẽ tiến hành nhặt hàng . Nếu hàng hóa trong kho được phân loại rõ ràng theo chủng loại thì việc chuẩn bị và lấy hàng sẽ rất nhanh chóng. Sau khi hàng hóa đã được đóng gói kỹ lưỡng thì nhân viên sẽ lập phiếu xuất kho và bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
- Vận chuyển hàng
Đơn vị vận chuyển sẽ có nhiệm vụ giao hàng hóa đến tay khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể. Mọi thông tin về tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật qua email, trên website hay sàn thương mại điện tử,… tùy vào phương thức đặt hàng mà khách lựa chọn.
Quy trình quản lý đơn hàng
Xử lý các yêu cầu sau bán
Xử lý các yêu cầu sau bán chính là giai đoạn cuối cùng của quy trình theo dõi đơn hàng. Lúc này, doanh nghiệp cần liên hệ với khách hàng để chắc chắn rằng họ hài lòng với đơn hàng mà mình nhận được. Ngoài ra, đối với trường hợp yêu cầu đổi trả hàng doanh nghiệp sẽ phải thực hiện hoạt động nhập, xuất hàng và gửi hàng cho khách.
Sau khi hoàn thành xong đơn hàng thì thông tin sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống. Số liệu này sẽ được dùng để xây dựng các kế hoạch kinh doanh trong những tháng tiếp theo.
Sự kết hợp của cả ba giai đoạn tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng và xử lý yêu cầu sau bán hàng sẽ tạo thành một quy trình quản lý hàng hóa giúp doanh nghiệp thiểu tối đa các rủi ro, gia tăng doanh số và lượng khách hàng hiệu quả.
>> Xem thêm: Top 4 phần mềm chuyển phát nhanh tốt nhất năm 2023
Phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí, hot nhất 2023 – Ship4p
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý đơn hàng tối ưu, hiệu quả thì Ship4p là một gợi ý hay dành cho bạn. Ship4p chính là một ứng dụng cung cấp giải pháp tự động kết nối các đối tác giao hàng uy tín và quản lý đơn tập trung chỉ trên một giao diện duy nhất.
Với Ship4p, khách hàng sẽ có thể thực hiện các thao tác dưới đây một cách đơn giản, dễ dàng và cực kỳ nhanh chóng.
- Tạo và quản lý các đơn hàng;
- Theo dõi tình trạng đơn hàng;
- Đồng bộ đơn hàng trên hệ thống
Ship4p chính là một đơn vị liên kết đa kênh, không chỉ tạo ra môi trường tích hợp cho các đơn vị vận chuyển mà người gửi hàng còn có thể tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm các đơn vị vận chuyển và hạn chế các chi phí phát sinh không mong muốn.
Ship4p – phần mềm quản lý đơn hàng tối ưu cho doanh nghiệp
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng
Có thể nói rằng, phần mềm quản lý đơn chính là một trong những trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc kinh doanh hiệu quả. Ngoài ra, phần mềm này cũng mang đến nhiều lợi ích khác như:
- Tiết kiệm thời gian và rút gọn quy trình bán hàng cho doanh nghiệp.
- Đơn giản hóa việc quản lý và quản lý hiệu quả các nguồn lực
- Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp
>> Xem thêm: Nên chọn đơn vị vận chuyển nào rẻ nhất khi bán hàng online?
Trên đây là một số thông tin quy trình quản lý đơn hàng và các cách quản lý đơn hàng tối ưu nhất mà bạn có thể áp dụng cho cửa hàng của mình. Nếu bạn muốn được tư vấn kỹ hơn về Ship4p, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội
- Zalo: https://zalo.me/890265522282252483
