Trong quá trình vận chuyển hàng hóa không thể không tránh khỏi trường hợp có những đơn hàng bị hỏng hóc. Trong trường hợp này, các bạn cần phải làm một mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng. Vậy biên bản này chính xác là gì? Cần chú ý những điều gì khi làm biên bản. Tất cả những điều này sẽ được Ship4p giải thích chi tiết trong bài viết này nhé.
Biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng là gì?
Phải có biên bản khi muốn tiêu hủy hoặc thanh lý hàng hóa bị hỏng
Biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng là một biên bản ghi lại toàn bộ toàn bộ quá trình kiểm kê hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong kho bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng cần phải đem đi tiêu hủy hoặc thanh lý. Hàng hóa hư hỏng có thể đến từ nhiều nguyên nhân như: Rơi vỡ trong quá trình lưu hàng khi thuê kho chung của người bán, quá trình vận chuyển,…
Biên bản này chính là cơ sở để cho các doanh nghiệp tiến hành kiểm tra thu gom, đối chiếu, kiểm kê các loại hàng hóa, nguyên vật liệu cần phải được đem đi tiêu hủy, thanh lý. Đồng thời đây cũng là biểu mẫu cần có trong bộ hồ sơ để được tính vào chi phí.
Các tiêu chí cụ thể trong mẫu biên bản hàng bị hỏng hoặc hết hạn sử dụng thì cần được xây dựng dựa trên các quy định cụ thể tại Khoản 2, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
Nội dung của biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng
Nội dung biên bản phải đúng quy chuẩn thì mới được chấp thuận
Tùy theo từng trường hợp cụ thể, tình hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu của từng đơn vị mà mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng có thể khác nhau. Ship4p sẽ liệt kê một số thông tin cố định cần phải ghi vào biên bản. Các bạn hãy tham khảo cũng như thêm bớt để phù hợp với hoàn cảnh của mình nhất nhé.
Phần đầu biên bản
- Quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Tên và địa chỉ đơn vị công ty thực hiện công tác kiểm kê.
- Tên biên bản phải rõ ràng: biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng, biên bản kiểm kê hàng hóa bị hỏng.
Phần nội dung chính
- Ngày tháng, địa điểm kiểm tra hàng hóa phải rõ ràng.
- Các nội dung kiểm kê cụ thể: chủng loại, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần kiểm kê thì nên lập thành một bảng để tiện việc theo dõi. Bảng này cần ghi rõ:
- Số thứ tự.
- Tên loại hàng hóa, thiết bị cần kiểm kê.
- Đơn vị tính của hàng hóa tùy theo từng loại (cái, cm3, kg)
- Số lượng: ghi tổng số lượng của từng loại hàng hóa đã được kiểm tra theo đơn vị tương ứng.
Phần cuối văn bản
- Sự cam kết của các bên: tất cả các thông tin trong biên bản xác nhận hàng hỏng đều trung thực, chính xác.
- Sau khi kiểm kê hoàn thành, biên bản cần được ghi rõ ngày tháng, lý và ghi rõ họ tên. Sau đó, biên bản sẽ cần được chuyển cho các bộ phận liên quan để xác nhận biên bản: thủ kho, kế toán trường, Giám đốc.
Mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng năm 2023
Tùy theo trường hợp của từng người thì biên bản sẽ khác nhau. Dưới đây sẽ là mẫu biên bản xác nhận hàng lỗi mà Ship4p mang tới cho các bạn tham khảo.
mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng mới nhất năm 2023
Link tải bản xác nhận hàng lỗi tại đây
>> Xem thêm: Thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm mới nhất năm 2023
Một số lưu ý về mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng
Phải kiểm tra thật kỹ biên bản trước khi báo cáo
Sau đây sẽ là một vài lưu ý nhỏ mà Ship4p muốn gửi tới các bạn để tránh khỏi những sai sót không muốn có.
- Thông tin cần phải đầy đủ và chính xác, không được gạch xóa.
- Ngôn ngữ diễn đạt cần phải đơn giản, dễ hiểu, không sử dụng từ địa phương, tiếng lóng, từ ngữ nước ngoài nếu không thật sự cần thiết, nếu cần khi phải được giải thích trong văn bản.
- Không viết tắt.
- Viết hoa theo quy tắc chính tả của tiếng Việt.
Ship4p – ứng dụng giao hàng tập trung dễ dàng
Sự lựa chọn tuyệt vời cho các bạn kinh doanh online
ship4p là một phần mềm giúp các bạn có thể tìm kiếm đơn vị vận chuyển phù hợp với bản thân một cách nhanh chóng và có hỗ trợ ship COD. Điều này sẽ giúp các bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều trong việc kinh doanh online hay bất cứ khi nào muốn gửi hàng.
Với nhiều ưu điểm nổi bật như: tiết kiệm thời gian tìm kiếm đơn vị vận chuyển, cập nhật nhanh chóng trạng thái đơn hàng, hỗ trợ lưu lại thông tin của toàn bộ quá trình giao hàng, giúp các bạn tạo đơn hàng tự động, nhanh chóng và đầy đủ,… thì Ship4p luôn được nhiều đối tác và khách hàng sử dụng lâu dài phục vụ cho công việc của mình.
Hiện nay, Ship4p đã có mặt trên cả hai hệ điều hành phổ biến hiện nay là iOS và Android nên các bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng ngay trên thiết bị di động của mình. Điều này cũng sẽ giúp các bạn có thể tạo và kiểm tra đơn hàng thật dễ dàng.
>> Xem thêm: 5 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cập nhật mới nhất
>> Xem thêm: mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa mới nhất hiện nay
>> Xem thêm: Mẫu thông báo giao hàng phổ biến nhất năm 2023
Vậy trong bài viết này, Ship4p đã cùng các bạn tìm hiểu về về mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hỏng. Các bạn có thể tham khảo mẫu biên bản để sử dụng khi cần thiết. Ngoài ra, nếu bạn muốn hạn chế những công việc thủ công, rườm ra, hãy sử dụng dịch vụ của Ship4p – ứng dụng giao hàng tập trung dễ dàng.
Mọi thông tin vui lòng liên hệ:
- Website: https://ship4p.com/
- Zalo: https://zalo.me/890265522282252483
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
