Dù không mong muốn những trong nhiều trường hợp thì các doanh nghiệp vẫn phải gửi thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm. Bởi vào các khoảng thời gian cao điểm hay dịp cuối năm thì các hoạt động logistics thường dễ gặp tình trạng quá tải. Vấn đề sản xuất hàng hóa không đáp ứng đủ hay đường xá lưu thông tắc nghẽn khiến hàng hóa bị chậm trễ, lúc này email xin lỗi khách hàng là điều rất cần thiết.
Thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm là gì?
Thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm được lập dưới dạng văn bản hay email trực tuyến nhằm gửi đến đối tác khách hàng. Ý nghĩa của mẫu thư này chính là để bày tỏ lời xin lỗi từ nhà phân phối, người bán đối với với khách hàng, người mua sản phẩm.
Viết thư xin lỗi khách hàng là điều cần thiết khi giao hàng chậm trễ
Các mẫu thư, email xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm thường có những thành phần lời chào, lời xin lỗi, nội dung giải thích lý do trễ hàng. Cùng với đó là các đề xuất phương án giải quyết hay xoa dịu khách hàng. Nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn việc gửi kèm quà tặng, chiết khấu cũng như giảm giá chi phí cho khách hàng.
Thư xin lỗi khách hàng là mẫu thư yêu cầu tính chuyên nghiệp cao, vì thế cần có định dạng từng phần cụ thể, rõ ràng. Hơn hết, thư, email được gửi cho khách hàng cần biểu hiện rõ thái độ nhận lỗi, mong khách hàng thông cảm, bỏ qua. Bởi mục đích của việc gửi thư là mong được tha thứ và chấp nhận những sai sót của doanh nghiệp.
Bạn cũng đừng quên cảm ơn họ vì đã lựa chọn sản phẩm và hàng hóa của bạn mặc dù gặp phải sự cố giao hàng chậm và tránh đổ lỗi cho bên thứ 3.
Khi nào nên viết thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm
Các hoạt động mua bán, kinh doanh, hay cung ứng dịch vụ thuê ngoài logistics về giao hàng không hẳn luôn đạt sự hoàn hảo. Có thể vì một lý do, sai sót nhỏ nào đó mà sự cố giao sai, giao thiếu hàng hóa. Tóm lại, khi các doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức chưa thực hiện đúng thỏa thuận với đối tác, khách hàng hay nhận phải hồi từ họ thì cần viết thư xin lỗi đến khách hàng của mình.
Khi gặp sự cố giao hàng chậm không vì bất cứ lý do gì cũng phải viết thư xin lỗi khách hàng
Viết thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm hay giao sai, thiếu hàng không phải là một việc làm dư thừa. Thay vào đó, điều này thể hiện được sự nhìn nhận của doanh nghiệp bạn đối với sự cố, đồng thời tạo được sự chuyên nghiệp và giúp khách hàng cảm thấy họ được quan tâm hơn.
Cách viết thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm mới nhất
Viết thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm không quá khó, tuy nhiên phải rõ ràng về các phần bắt buộc và cần có trong thư. Bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:
Phần đầu thư: Phần đầu thư là nơi để thể hiện lời chào bao gồm “Kính gửi” và tên khách hàng hoặc “Kính thưa” và tên khách hàng.
Phần nội dung: Phần nội dung của thư nên trình bày thành 3 đoạn ngắn, rõ ràng và súc tích. Các thông tin chính cần được làm rõ: Giới thiệu ngắn gọn về công ty của bạn (Tôi tên là – người đại diện hoặc Công ty – tên của công ty). Tiếp đến là phần cảm ơn khách hàng vì đã tin tưởng và lựa chọn sản phẩm, hàng hóa của công ty. Sau đó thể hiện lời xin lỗi kèm theo lý do khiến khách hàng bị chậm trễ khi gửi.
Khi đã gửi lời xin lỗi, hãy bày tỏ sự tiếc nuối về sự cố nhưng vẫn mong nhận được sự thông cảm từ khách hàng. Cuối cùng, đề xuất một số giải pháp tặng quà, giảm giá, chiết khấu để xoa dịu khách hàng. Và cảm ơn khách hàng một lần nữa để mong nhận được sự ủng hồ và đồng hành trong những lần sau.
Phần kết thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm: Phần này gồm có lời kết thư (Thân ái/Trân trọng…) và chữ ký, họ tên rõ ràng cũng như chức vụ cụ thể của người thực hiện mẫu thư này.
Cách viết thư xin lỗi các khách hàng về việc giao hàng chậm cần đảm bảo đủ 3 phần
Ngoài những nội dung cần đảm bảo như trên, cách viết thư, email xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm còn cần đúng chuẩn, lịch sự và chuyên nghiệp. Bạn có thể lưu ý một số lỗi khi thực hiện mẫu thư này để không mắc phải như:
- Không đầy đủ các phần cần có trong thư xin lỗi.
- Lời lẽ dài dòng, lan man, nhiều ý giải thích và có thái độ tiêu cực, thư xin lỗi với những nội dụng “cho có” chứ không thật lòng.
- Giọng văn bất cần, gây hấn, không thể hiện được sự hối lỗi, chân thành và mong khách hàng thông cảm.
- Sai lệch lý do viết thư cho khách hàng, cụ thể ban đầu viết thư để xin lỗi vì giao hàng chậm nhưng lại nhầm sang lý do khác.
- Thư xin lỗi viết sai tên khách hàng.
Mẫu thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm thịnh hành
Một số mẫu email xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm mà bạn có thể tham khảo như:
Mẫu thư xin lỗi giao chậm hàng hóa chuyên nghiệp
Link tham khảo tại đây
Mẫu email xin lỗi các khách hàng vì giao hàng chậm chuẩn nhất 2023
Link tham khảo tại đây
>> Xem thêm: 5 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cập nhật mới nhất
>> Xem thêm: mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa mới nhất hiện nay
>> Xem thêm: Mẫu thông báo giao hàng phổ biến nhất năm 2023
Như vậy, bài viết đã tổng hợp thông tin về thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm. Bên cạnh đó, để hoạt động vận chuyển hàng hóa của mình không bị chậm trễ, ship4p là ứng dụng hỗ trợ bạn kết nối với nhiều nhà vận chuyển uy tín ngay trên 1 giao diện cực tiện lợi. Từ đó, giúp cho việc chuyển hàng được nhanh chóng và dễ dàng hơn. Liên hệ ngay cho ship4p để nhận tư vấn về ứng dụng này nhé!
Thông tin liên hệ:
- Website: https://ship4p.com/
- Zalo: https://zalo.me/890265522282252483
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
