Hiện nay, xu hướng mua sắm online ngày càng phát triển. Người mua hàng được thoải mái tham khảo, mua sắm tất cả các loại hàng hóa. Thế nhưng, đối với các chủ shop, họ rơi vào tình trạng thường xuyên bị khách hàng hủy đơn hàng. Vậy, nguyên nhân và cách xử lý hiệu quả, giảm thiểu tối đa được vấn đề này là gì?
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng hủy đơn hàng
Thông thường, nguyên nhân dẫn đến tình trạng các shop online bị hủy đơn hàng là do các trường hợp sau:
Khách hàng chủ động yêu cầu hủy đơn
Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng bị hủy đơn hàng của các shop online hiện nay. Sau khi chủ shop thức hiện xác nhận đơn hàng với khách, khách hàng chủ động yêu cầu hủy đơn hàng đã đặt đó, điều này xuất phát từ một vài nguyên do gồm:
- Do khách đặt nhầm sản phẩm: khách hàng đã đặt mua nhầm sản phẩm và họ muốn hủy bỏ đơn hàng đó để đặt lại sản phẩm khác.
- Do khách hàng không muốn chuyển khoản: họ không muốn chuyển khoản để thanh toán đơn hàng trước cho bạn, bởi khách hàng sợ gặp phải các rủi ro.
- Đơn hàng bị trùng: khách hàng đặt hàng 2 lần/ đơn hàng hoặc nhiều hơn.
- Khách đã mua tại quầy bán: khách đã đặt hàng online, tuy nhiên sau đó lại đi đến cửa hàng để mua hàng.
- Khách không muốn mua hàng nữa: họ không muốn mua đơn hàng đã đặt trước đó nữa.
- Các lý do khác: ngoài những lý do trên, khách hàng có thể đưa ra thêm một số lý do riêng mà họ muốn hủy đơn hàng.
>> Xem thêm: 3 Phần mềm quản lý đơn hàng online tốt nhất dành cho chủ shop
Doanh nghiệp chủ động hủy đơn
Tình trạng hủy đơn hàng không chỉ là do phía khách hàng. Khi các shop online đã xác nhận đơn hàng của bạn, sau đó lại tự hủy đơn hàng đó và thường do một số nguyên nhân sau:
- Người bán không liên hệ được với khách: sau một khoảng thời gian chờ tối đa, nhân viên tư vấn không thể xác nhận được thông tin đơn hàng, lúc này hệ thống sẽ tự động hủy bỏ đơn hàng đó.
- Do hết hàng: hệ thống quản lý của doanh nghiệp sẽ tự động hủy bỏ đơn hàng khi mà các sản phẩm trong đơn hàng đã hết lượng hàng tồn kho.
- Cửa hàng đã không bàn giao hàng hóa cho các đơn vị vận chuyển: nếu không bàn giao cho các hãng vận chuyển thì các nhân viên giao hàng không thể sang lấy hàng được.
- Cửa hàng đặt sai địa chỉ của kho lấy hàng: cài đặt sai địa chỉ của kho dẫn đến việc hãng vận chuyển không thể đến lấy hàng.
- Các lý do khác: ngoài những lý do nêu trên, doanh nghiệp cũng có một số lý do riêng để hủy bỏ đơn hàng.
Hãng vận chuyển hủy đơn
Sau khi đơn hàng đã được gửi cho hãng vận chuyển, có thể do một vài sai sót, hãng vận chuyển có thể tự hủy đơn hàng của khách. Thường do một số lý do sau:
- Do hãng vận chuyển nhầm lẫn đơn hàng giao đến cho khách dẫn đến việc hủy nhầm đơn.
- Do hãng vận chuyển không thể liên lạc được với doanh nghiệp để gom đơn hàng.
Đối với những đơn hàng do hãng vận chuyển tự hủy, thì bạn cần phải check lại các thông tin, lịch sử xử lý đơn hàng để xem đơn hàng đó đã được bàn giao cho bưu tá hay chưa nhé!
>> Xem thêm: Đơn hàng bị thất lạc khi vận chuyển, bạn nên làm gì?
Các bước xử lý hủy đơn hàng hiệu quả
Để xử lý việc hủy đơn hiệu quả, thì doanh nghiệp cần phải thực hiện các cách hủy đơn hàng online sau để phản hồi yêu cầu hủy bỏ đơn hàng từ người mua.
Doanh nghiệp chấp nhận yêu cầu hủy bỏ đơn hàng của người mua
Các bước thực hiện:
- Bước 1: nhấn chọn “Đồng ý hủy”. Lúc này, đơn hàng bạn sẽ được hủy ngay khi xác nhận.
- Bước 2: bạn hãy dừng việc chuẩn bị hàng và không giao đơn hàng này.
- Bước 3: nếu như người mua muốn đặt lại đơn hàng đã hủy trước đó, bạn không giao đơn đã hủy trước đó. Bạn hãy nhờ người mua đặt lại một đơn hàng mới.
Lưu ý:
- Quy trình hoàn tiền sẽ được hệ thống xử lý. Lúc này, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện các thao tác nào thêm.
Doanh nghiệp không chấp nhận yêu cầu hủy bỏ đơn hàng của người mua
Các bước thực hiện:
- Bước 1: nhấn chọn “Từ chối hủy đơn hàng”. Lúc này, đơn hàng đó sẽ tự động xóa khỏi mục “Hủy đơn hàng”.
- Bước 2: Bạn hãy tiếp tục thực hiện quy trình giao hàng theo đúng thời gian đã quy định.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp chỉ nên từ chối hủy đơn khi mà đơn hàng đã được bàn giao cho hãng vận chuyển và đang trong quá trình vận chuyển nhé!
- Các phản hồi của doanh nghiệp cần được thực hiện trong vòng 24h kể từ khi khách hàng yêu cầu hủy bỏ đơn hàng. Nếu quá 24h mà doanh nghiệp chưa phản hồi thì hệ thống sẽ tự động xác nhận hủy bỏ đơn hàng đó.
>> Xem thêm: Top 6 các cách quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất
Phần mềm Ship4p giúp quản lý đơn hàng cho shop bán online
Ngoài việc xử lý tình trạng hủy đơn hàng của các shop bán online, thì bạn cũng cần quan tâm đến việc lựa chọn các hệ thống quản lý đơn hàng uy tín cho cửa hàng của mình. Điều này giúp cho đơn hàng của bạn được quản lý chặt chẽ hơn, hạn chế xảy ra các tình trạng: mất, thiếu hoặc nhầm lẫn đơn hàng,…. Hiểu được điều này, Ship4p sẽ mang đến cho bạn một dịch vụ quản lý đơn hàng khi bán online cực uy tín, chất lượng, chắc chắn sẽ khiến cho bạn hài lòng.
Ship4p là một phần mềm chuyên cung cấp các dịch vụ quản lý đơn hàng hàng đầu tại Việt Nam. Với một hệ thống phần mềm quản lý áp dụng các kỹ thuật công nghệ cao và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý hàng hóa online. Cùng với đó là những chính sách ưu đãi, khuyến mãi dành riêng cho khách hàng. Ship4p chắc chắn sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời nhất khi sử dụng dịch vụ quản lý đơn hàng này.
>> Xem thêm: Giới thiệu về các phần mềm giao hàng phổ biến nhất
Trên đây là những thông tin về cách xử lý hủy đơn hàng hiệu quả mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Mong rằng bạn sẽ có thêm cho mình những thông tin hữu ích và lựa chọn dịch vụ quản lý đơn hàng cực uy tín của Ship4p nhé!
Để biết thêm các thông tin chi tiết về dịch vụ vui lòng liên hệ:
Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, tp. Hà Nội
Hotline: 098-145-8899
