Các nhà quản lý doanh nghiệp luôn cố gắng tìm ra một cách quản lý hàng hóa hiệu quả, phù hợp nhất với doanh nghiệp. Nếu không tìm được phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả, doanh thu sẽ vượt khỏi tầm kiểm soát dẫn đến hàng bị tồn quá nhiều. Để tìm ra cách tối ưu nhất trong việc quản lý hàng hóa thì bạn cần nắm được đâu là nguyên nhân dẫn đến những khó khăn này.
Tại sao cần học cách quản lý hàng hóa?
Cách quản lý hàng hóa hiệu quả đòi hỏi bạn phải thực hiện các công việc giám sát, kiểm soát các hoạt động liên quan đến mua bán, trao đổi hàng hóa. Việc quản lý hàng hóa bao gồm các cách tổ chức, sắp xếp, quản lý số lượng nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình cung ứng sản phẩm.
Để quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ thì việc áp dụng các cách quản lý hàng hóa là điều đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nắm được quy trình tiêu chuẩn của việc quản lý hàng hóa sẽ giúp các chủ kinh doanh đạt được những điều sau:
- Chủ động nắm bắt được tình trạng hàng hóa: Kịp thời phản ánh chính xác các vấn đề về hàng hóa trong các hoạt động nhập – xuất – kiểm kê hàng tồn kho. Bộ phận phụ trách sẽ hiểu tường tận các vấn đề về số lượng, chất lượng, giá cả và tình trạng bảo quản của hàng hóa.
- Quản lý sự biến động của hàng hóa: thông qua quy trình quản lý hàng hóa, bạn sẽ biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào kém hơn và khó tiêu thụ. Từ đó có cơ sở đưa ra những cách quản lý hàng hóa mới như bổ sung các mặt hàng thường xuyên tiêu thụ hay thanh lý các loại hàng hóa không được tiêu thụ.
- Kiểm tra doanh thu: việc quản lý hàng hóa sẽ cho bạn nắm được doanh thu bán hàng hàng tháng là bao nhiêu. Cách quản lý hàng hóa sẽ phản ánh cho bạn thấy kết quả mua và bán, từ đó đánh giá được mức độ tiêu thụ của hàng hóa.
- Tính các chi phí liên quan đến mua bán hàng hóa bao gồm giá vốn mua bán, các khoản thu nhập, thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.
>> Xem thêm: 3 Phần mềm quản lý đơn hàng online tốt nhất dành cho chủ shop
Nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa
Để xử lý tình trạng thất thoát hàng hóa, chúng ta cần tìm ra nguyên nhân gây thất thoát. Đây sẽ là căn cứ quan trọng để từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời, tránh những hậu quả khôn lường. Thực tế, việc xảy ra tình trạng thất lạc hàng hóa là không thể tránh khỏi. Theo đó, sẽ có 2 nhóm nguyên nhân chính bao gồm nguyên nhân khách quan và chủ quan.
Nguyên nhân chủ quan
Do quy trình quản lý hàng tồn kho và việc phân quyền trong cách quản lý hàng hóa cho nhân viên chưa cụ thể, rõ ràng dẫn đến các tình trạng sau:
- Kiểm kê sai hàng hóa.
- Dán nhầm mã vạch, nhầm tem giá giữa các sản phẩm.
- Sắp xếp, trưng bày các mặt hàng không theo thứ tự, không có logic gây khó khăn trong việc tìm kiếm, lưu trữ.
- Công tác kiểm soát lỏng lẻo dẫn đến tình trạng thiếu hụt sản phẩm trong cửa hàng.
Nguyên nhân khách quan
Bên cạnh các nguyên nhân chủ quan thì một vài các yếu tố khác cũng được cho là nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa:
- Khách hàng ở ngoài vào trong quầy lấy trộm sản phẩm (thường là những mặt hàng nhỏ, phụ kiện, dễ cất giấu trong túi đồ).
- Khách hàng sử dụng những mặt hàng thực phẩm ăn liền ngay tại chỗ của cửa hàng mà không chịu trả tiền.
- Khách hàng cố tình bóc giá và thực hiện hành vi dán tem giá sản phẩm rẻ hơn lên các mặt hàng cần mua để che mắt nhân viên bán hàng.
Đa phần, các nguyên nhân gây thiệt hại, thất thoát hàng hóa hơn một nửa là do các nguyên nhân từ nội bộ. Hành vi trộm cắp của khách hàng cũng một phần là do sự quan sát bất cẩn của nhân viên khiến cho họ tận dụng, nhân cơ hội để thực hiện hành vi gian lận.
Một vài tip giúp bạn quản lý hàng hóa tốt nhất
Có thể thấy việc học cách quản lý hàng hóa trong kinh doanh là vô cùng quan trọng. Nó được coi là yếu tố cốt lõi trong việc bán sản phẩm đúng cho người tiêu dùng và giúp quy trình vận hành kinh doanh có hiệu quả. Do đó, kiến thức về quản lý hàng hóa và hàng tồn kho là luôn cần thiết đối với bất kì đơn vị kinh doanh nào. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn quản lý hàng hóa tốt nhất hiện nay.
>> Xem thêm: 10 đơn vị ship hàng Hà Nội nhanh và tốt nhất bạn không thể bỏ qua
Phân loại hàng hóa thành từng nhóm cụ thể
Phân loại hàng hóa thành từng nhóm cụ thể giúp công ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn và đầy đủ hơn so với các kiểu phân loại khác. Tuy nhiên, các công ty thông thường chủ yếu sử dụng các phương pháp truyền thống bằng cách nhờ vào sức lao động của con người. Với cách quản lý hàng hóa này, khi phân loại, nhân viên phải ngồi suy nghĩ, liệt kê các sản phẩm cùng nhóm với nhau nên sẽ khó tránh khỏi thiếu sót, vừa mất thời gian lại vừa giảm sức lực.
Theo đó, để khắc phục những hạn chế của cách truyền thống, hiện nay đã có phần mềm công nghệ ra đời chuyên hỗ trợ phân loại hàng hóa theo nhóm hàng. Cách làm này giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp, chính xác cao, tiết kiệm thời gian làm việc và đạt hiệu quả tốt.
Nắm rõ thông tin về các loại hàng
Mỗi loại hàng hóa sẽ có kích thước, mẫu mã, kiểu dáng và xuất xứ khác nhau. Cho nên bạn cần nắm rõ thông tin các mặt hàng để hỗ trợ khách tìm kiếm thông tin hàng dễ dàng hơn. Việc này cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí của nhân công, hỗ trợ cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Liên tục kiểm tra chất lượng hàng hóa
Chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng nhất trong kinh doanh sản phẩm. Trong một cửa hàng có nhiều sản phẩm với chủng loại và chất lượng khác nhau nên khó tránh khỏi việc thất thoát hàng hóa. Vì vậy, các bạn cần kiểm tra chất lượng sản phẩm bán ra để loại bỏ những sản phẩm hư hỏng, tránh làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Thống kê số lượng hàng hóa
Với các đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ thì việc thống kê số lượng hàng hóa cùng các thông tin liên quan đến đối tác cung cấp, sản phẩm, số lượng hàng xuất – nhập kho… là điều rất quan trọng trong cách quản lý hàng hóa.
Nếu cách quản lý số lượng hàng hóa truyền thống bị phức tạp, khó cập nhật thì bây giờ các chủ kinh doanh có thể lựa chọn sử dụng phần mềm Excel để thống kê hàng hóa. Điều này giúp cho doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian quản lý hàng hóa được chính xác, nhanh chóng và tránh trường hợp hàng hóa bị thất thoát.
Ứng dụng công nghệ trong quy trình quản lý hàng hóa
Đối với những công ty có số lượng sản phẩm/ đơn hàng lớn cần theo dõi chi tiết hàng tồn kho thì sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp là phương án tốt nhất. Các tính năng quản lý hàng tồn kho tích hợp sẵn giúp bạn tránh thất thoát sản phẩm.
Các ứng dụng hiện đại ngày nay sẽ giúp bạn cập nhật, theo dõi, kiểm định nhanh chóng, có thể kể đến một số phần mềm nổi tiếng trên thế giới như: Phần mềm quản lý kho SAP, phần mềm NetSuite, phần mềm SAP EWM,… Tùy vào đặc thù ngành nghề và quy mô của doanh nghiệp, bạn có tùy chọn phần mềm có tính năng cũng như mức chi phí phù hợp.
>> Xem thêm: Cách giao hàng cho đơn vị vận chuyển cập nhật mới nhất 2023
Sử dụng phần mềm Ship4p là cách quản lý hàng hóa hiệu quả nhất
Quản lý đơn hàng chính là một khâu vô cùng quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh. Và vì thế, việc quản lý đơn hàng đều được nhiều chủ doanh nghiệp tìm cách để vận hành chính xác nhất. Một trong những cách quản lý đơn hàng hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian nhất đó là sử dụng các phần mềm có tính năng phù hợp. Đây được coi là giải pháp hữu hiệu và thịnh hành nhất hiện nay.
Nếu bạn có số lượng lớn hàng tồn kho muốn theo dõi thì cách quản lý hàng hóa bằng phần mềm Ship4p chính là một gợi ý cực lý tưởng.
Phần mềm Ship4p đem đến nhiều ứng dụng thiết thực. Phần mềm hỗ trợ quản lý đơn hàng, giao hàng. Ship4p còn hỗ trợ các chủ kinh doanh trong việc hạch toán hóa đơn mua hàng. Mọi thông tin giao dịch mua bán của khách hàng như: họ tên, số lượng hàng hóa, mã khách hàng, ngày giao dịch, thanh toán… đều được phần mềm này lưu trữ trong hệ thống.
Đặc biệt, khi sử dụng Ship4p, nhân viên cũng không được làm giả hóa đơn, ăn cắp hàng hóa hay thực hiện các hành vi gian lận khác. Như vậy, việc kinh doanh của bất cứ đơn vị nào cũng luôn được rõ ràng, minh bạch.
>> Xem thêm: Tết shipper có giao hàng không? Lưu ý cho shop bán online
Như vậy, có thể thấy rằng, việc quản lý tốt hàng tồn kho giúp bạn dễ dàng kiểm soát sản phẩm, hợp lý hóa quy trình bán hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp bạn tìm ra cách quản lý hàng hóa hiệu quả, từ đó tránh thất thoát, giảm hàng tồn kho, tăng doanh thu. Nếu bạn cần tham khảo về giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả, đừng ngần ngại liên hệ tới Ship4p.
- Zalo: https://zalo.me/890265522282252483
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
