Bạn đang gặp những vấn đề trong cách quản lý đơn hàng online? Quản lý đơn hàng là việc không dễ dàng, nhất là khi có nhiều đơn hàng được đặt cùng thời điểm trên các sàn thương mại điện tử khác nhau sẽ gây mất kiểm soát. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cách tốt nhất để quản lý đơn hàng online là sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng, đây cũng là giải pháp mà nhiều shop kinh doanh online lựa chọn.
Quản lý đơn hàng online là gì?
Quản lý đơn hàng online là quy trình quản lý các hoạt động như theo dõi trạng thái đơn hàng, xử lý các công đoạn để hoàn tất việc giao gửi hàng cho khách hàng online bao gồm các công việc: lấy hàng, đóng gói, vận chuyển và xử lý hậu kỳ.
Quản lý đơn hàng online là hoạt động cần thiết của các đơn vị kinh doanh để kiểm soát số lượng hàng hóa của cửa hàng và đảm bảo thông tin của khách hàng chính xác nhất. Việc quản lý giúp khách hàng tránh nhầm lẫn, shop bán online không giao nhầm hàng cho khách hay làm thất lạc đơn hàng. Quản lý đơn hàng online tốt giúp tăng độ uy tín cho khâu vận chuyển, tăng sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm và giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn.
Quản lý đơn đặt hàng trực tuyến giúp người bán dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho của mình. Với phần mềm này bạn dễ dàng quản lý thông tin đơn hàng, mã vận đơn và hành trình vận chuyển của đơn hàng. Việc quản lý đơn hàng trực tuyến mang lại cho các doanh nghiệp những ưu điểm như:
- Giúp kiểm tra và xử lý đơn hàng nhanh chóng, dễ dàng.
- Giảm sai sót, tăng doanh số bán hàng nhờ phần mềm quản lý đơn hàng trực tuyến.
- Dịch vụ khách hàng tốt hơn nhờ phần mềm quản lý đơn hàng trực tuyến.
Quy trình cách quản lý đơn hàng online thông thường
Khi bán hàng online các chủ kinh doanh cần phải có quy trình cách quản lý đơn hàng online như thế nào để có thể thống kê đơn hàng, vận chuyển hàng cho khách vừa nhanh chóng lại vừa chính xác?
Nhiều cửa hàng kinh doanh online lựa chọn cách quản lý đơn hàng online bằng việc thuê nhân viên phụ trách quản lý. Công việc của những người này sẽ là tiếp nhận, xử lý thông tin đơn hàng, thực hiện đóng gói sản phẩm và liên hệ với đối tác đơn vị vận chuyển để giao hàng cho khách. Sau đó, họ sẽ theo dõi trạng thái cũng như hành trình vận chuyển của đơn hàng xem có sự cố gì để báo cho chủ shop biết và kịp thời xử lý.
Cách quản lý đơn hàng online thủ công này cũng tiềm ẩn nhiều nhược điểm mà doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi sử dụng:
- Vì là cách quản lý thủ công nên sai sót xảy ra là không thể tránh khỏi.
- Khi xảy ra sai sót sẽ mất thêm thời gian để rà soát lại và các phần vận hành phía sau cũng bị ảnh hưởng không nhỏ.
- Vào những thời điểm đơn đặt hàng quá nhiều dẫn đến nguồn nhân lực bị quá tải theo và không đảm bảo được hiệu quả công việc.
- Khi nhân sự nghỉ việc bạn sẽ phải tìm người thay thế tiếp quản công việc và bạn lại mất thời gian đào tạo lại từ đầu cho nhân viên mới, có thể khiến công việc bị gián đoạn.
>> Xem thêm: 3 Phần mềm quản lý đơn hàng online tốt nhất dành cho chủ shop
Top 6 cách quản lý đơn hàng online hiệu quả dành cho các chủ shop
Để quản lý các đơn đặt hàng trực tuyến, trước tiên bạn phải hiểu các quy định bán hàng của những kênh bán hàng khác nhau. Ví dụ: các sàn thương mại điện tử thường có quy định chi tiết về số lượng sản phẩm, quy cách đăng mặt hàng, doanh số bán hàng,… Bạn phải hiểu để tuân theo các quy tắc, tránh bị đánh giá thấp mất đi sự uy tín cửa hàng cũng như không được danh hiệu shop yêu thích trên các sàn thương mại điện tử.
Ứng dụng các phần mềm quản lý đơn hàng online chuyên nghiệp
Một số cửa hàng kinh doanh trực tuyến tốt thường thuê nhân viên có kinh nghiệm để xác minh đơn hàng, đặc biệt là trong quá trình livestream bán hàng. Thực tế cho thấy việc kiểm tra đơn hàng theo cách này không thể tránh được tình trạng nhầm lẫn hoặc sót đơn hàng.
Vì vậy, cách quản lý đơn hàng online tốt nhất được nhiều chủ shop lựa chọn đó là sử dụng phần mềm hỗ trợ giúp chủ cửa hàng luôn theo dõi chính xác đơn hàng trực tuyến, từ đó đẩy nhanh tiến độ giao hàng cho người nhận và nâng cao uy tín cửa hàng.
Dưới đây là một số ưu điểm vượt trội mà bạn sẽ nhận được khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng nói chung:
- Quản lý chính xác hệ thống lưu trữ và hạn chế các hiện tượng tiêu cực, tránh thất thoát tài sản.
- Giúp kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa và xây dựng quy trình bán hàng, quản lý đơn hàng online chuyên nghiệp, hiệu quả.
- Nắm được sản phẩm trong kho còn hay hết vì kho được quản lý chi tiết theo từng mẫu mã, màu sắc, kích cỡ và chất liệu…
- Khi phát sinh giao dịch, số lượng sản phẩm sẽ tự động được cộng/trừ trong kho quản lý, giúp kiểm soát chính xác các sản phẩm trong kho.
- Dễ dàng biết mặt hàng nào sắp hết hoặc tồn kho quá lâu để lên phương án giải quyết kịp thời.
- Hỗ trợ đồng bộ hóa hệ thống nhân viên bán hàng, việc phân công công việc cũng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
>> Xem thêm: 7 cách ship hàng cho khách khi bán hàng online tối ưu nhất
Marketing, chăm sóc khách hàng
Quản lý đơn hàng online là một phần quan trọng trong kinh doanh bán hàng trực tuyến. Để có cách quản lý đơn hàng online hiệu quả và nâng cao trải nghiệm của khách hàng, việc sử dụng Zalo OA và thực hiện marketing để chăm sóc khách hàng là rất cần thiết.
Đầu tiên, việc tạo một tài khoản Zalo OA riêng cho shop giúp tăng tính chuyên nghiệp, tạo được uy tín và thân thiện với khách hàng. Sau khi khách hàng đặt hàng thành công, shop có thể tự động gửi thông báo về trạng thái đơn hàng cho khách hàng thông qua Zalo OA. Khách hàng cũng có thể truy cập vào Zalo OA để xem thông tin về đơn hàng của mình.
Ngoài ra, việc sử dụng Zalo OA để marketing là một phương tiện hiệu quả để quảng bá sản phẩm và tăng độ phủ sóng của shop. Bạn có thể sử dụng các công cụ quảng cáo của Zalo OA để tạo ra những chiến dịch quảng cáo hấp dẫn để thu hút khách hàng, giúp tối ưu cách quản lý đơn hàng online của mình.
Đồng thời, bạn cũng có thể sử dụng Zalo OA để chia sẻ thông tin mới nhất về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, hay cập nhật những thông tin về đơn hàng của khách hàng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng, hỗ trợ họ trong quá trình đặt hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh. Việc tương tác trực tiếp với khách hàng qua Zalo OA giúp tăng độ tin cậy của shop và nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
Quản lý đơn hàng bằng file theo dõi
Việc lập file theo dõi đơn hàng là một trong những cách quản lý đơn hàng online đơn giản và hiệu quả. Bằng cách này, người bán hàng có thể nắm bắt được tình trạng của từng đơn hàng, giúp quản lý được số lượng đơn hàng, thời gian giao hàng, số lượng hàng hóa trong kho và lượng doanh thu mà mình đạt được.
Lập file theo dõi theo cách quản lý đơn hàng online hiệu quả có thể thực hiện qua các bước sau:
- Tạo một file Excel hoặc Google Sheet.
- Thêm các cột dữ liệu cần thiết như số đơn hàng, tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, sản phẩm, số lượng sản phẩm, giá sản phẩm, phí vận chuyển, ngày đặt hàng, ngày giao hàng, trạng thái đơn hàng, ghi chú,…
- Thêm dữ liệu cho từng đơn hàng mới được đặt, bao gồm tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, sản phẩm, số lượng sản phẩm, giá sản phẩm, phí vận chuyển,…
- Cập nhật trạng thái đơn hàng khi đã được xử lý, ghi chú các thông tin liên quan như thời gian giao hàng, thời gian thanh toán, trạng thái hoàn trả sản phẩm,…
- Theo dõi các đơn hàng đang chờ xử lý, đơn hàng đang được giao, đơn hàng đã hoàn thành để đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn và đúng tiến độ.
Việc lập file theo dõi đơn hàng không chỉ giúp tối ưu cách quản lý đơn hàng online mà còn giúp cho người bán hàng có cái nhìn tổng quan về tình trạng kinh doanh của mình. Đồng thời, việc lưu trữ các thông tin đơn hàng trong file theo dõi cũng giúp cho người bán hàng có thể kiểm tra lại các thông tin liên quan đến đơn hàng trong trường hợp có sự cố phát sinh.
>> Xem thêm: Cách ship hàng đi tỉnh nhanh gọn chỉ với 4 bước cùng Ship4p
Quản lý theo nguyên tắc FIFO
Nguyên tắc FIFO (First-In-First-Out) hay còn gọi là “Nhập trước xuất sau” là một phương pháp hiệu quả cho việc quản lý đơn hàng online. Nguyên tắc này đảm bảo rằng các đơn hàng được xử lý theo thứ tự đúng, giúp đảm bảo sự công bằng cho khách hàng và tránh nhầm lẫn trong quá trình quản lý đơn hàng.
Cách áp dụng nguyên tắc FIFO trong cách quản lý đơn hàng online rất đơn giản. Khi nhận được đơn hàng mới, người quản lý cần xác định thời gian nhập hàng và đánh số đơn hàng theo thứ tự nhập kho. Khi có đơn hàng mới, người quản lý sẽ xử lý đơn hàng trên cùng trước khi chuyển sang xử lý đơn hàng dưới đó. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa được xuất kho theo thứ tự đúng, theo nguyên tắc Nhập trước xuất sau.
Để thực hiện cách quản lý đơn hàng online theo nguyên tắc FIFO, người quản lý cần có một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp. Hệ thống này cần đảm bảo rằng các đơn hàng được nhập kho theo đúng thứ tự và được xuất kho theo thứ tự đúng. Ngoài ra, hệ thống cần có khả năng theo dõi lịch sử nhập kho và xuất kho của các đơn hàng để quản lý được số lượng hàng tồn kho và giải quyết các vấn đề về hàng hóa.
Sử dụng nguyên tắc FIFO trong cách quản lý đơn hàng online là một cách hiệu quả để giảm thiểu sự nhầm lẫn trong quá trình quản lý đơn hàng và tăng tính chuyên nghiệp trong việc bán hàng online. Điều này sẽ giúp bạn tăng khả năng tiếp cận khách hàng, tạo niềm tin cho khách hàng và tăng doanh số bán hàng.
Quản lý tồn kho
Cách quản lý đơn hàng online không chỉ dừng lại ở việc xử lý đơn hàng và vận chuyển, mà còn cần quản lý tồn kho để đảm bảo sẵn sàng cung cấp sản phẩm cho khách hàng khi có nhu cầu mua hàng.
Để quản lý tồn kho cẩn thận, bạn nên:
- Xác định các sản phẩm có nhu cầu sử dụng nhiều nhất và đặt chú trọng vào việc lưu kho và sắp xếp chúng.
- Áp dụng nguyên tắc FIFO (First In, First Out) trong việc quản lý hàng tồn kho. Theo đó, hàng hóa được nhập vào trước sẽ được xuất ra trước. Điều này giúp tránh tình trạng hàng tồn kho quá lâu, tránh bị lỗi hạn sử dụng hoặc hết hạn sử dụng.
- Cập nhật thông tin về số lượng sản phẩm, hạn sử dụng, ngày nhập kho và ngày xuất kho để có cái nhìn tổng quan về tình trạng tồn kho và có thể đưa ra các quyết định kịp thời.
- Sử dụng các phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống đơn hàng online để quản lý và kiểm soát tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.
- Định kỳ kiểm tra, đánh giá, và điều chỉnh quy trình quản lý kho để đảm bảo sự chính xác và hiệu quả của quy trình này.
Hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín
Hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín là một trong những cách quản lý đơn hàng online hiệu quả. Điều này giúp cho việc vận chuyển hàng hóa được thuận tiện hơn, đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa và giảm thiểu tối đa các rủi ro trong quá trình vận chuyển. Ngoài ra, hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín còn giúp cho doanh nghiệp có thể tăng cường uy tín của mình trong mắt khách hàng.
Để hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn các đơn vị vận chuyển đáng tin cậy, có kinh nghiệm và được khách hàng đánh giá cao. Sau đó, cần thiết lập mối quan hệ hợp tác với các đơn vị này để có thể thỏa thuận về giá cả, thời gian vận chuyển, các điều kiện bảo đảm an toàn cho hàng hóa và các điều khoản khác liên quan đến vận chuyển hàng hóa.
Ngoài ra, cách quản lý đơn hàng online hiệu quả thông qua việc hợp tác với các đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý đơn hàng chặt chẽ và hiệu quả, đảm bảo thông tin về đơn hàng được cập nhật và theo dõi một cách chính xác. Việc quản lý đơn hàng online cẩn thận và kết hợp với hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời gian dài.
>> Xem thêm: Tìm hiểu top 5 các đơn vị vận chuyển express uy tín
Sử dụng phần mềm Ship4p giúp quản lý đơn hàng online hiệu quả
Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý đơn hàng ra đời để hỗ trợ các nhà bán hàng quản lý đơn hàng tốt hơn và tăng hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên mỗi phần mềm quản lý đơn hàng online sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau khiến người dùng băn khoăn khi lựa chọn.
Dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ đến các chủ shop phần mềm Ship4p – ứng dụng giúp quản lý đơn hàng online hiệu quả được nhiều chủ shop tin tưởng sử dụng.
- Ship4p kết nối các đơn vị vận chuyển uy tín
Ứng dụng Ship4p này hỗ trợ bạn cách quản lý đơn hàng online khi liên kết với các đối tác vận chuyển uy tín như GHTK, GHN, Ninja Van, Best Express,… Hiện nay, nhờ tính năng tích hợp, liên kết với các đối tác vận chuyển, phần mềm Ship4p được nhiều chủ cửa hàng sử dụng để quản lý đơn hàng online một cách tối và hiệu quả, giúp khách hàng thấy được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Đây chính là yếu tố quan trọng giúp khách hàng quyết định có tiếp tục quay lại mua sắm tại cửa hàng của bạn trong tương lai hay không. Giả sử bạn là chủ một cửa hàng kinh doanh online ngành thời trang hoặc mỹ phẩm. Với phần mềm Ship4p, bạn không những được hỗ trợ quản lý đơn hàng trực tuyến theo hệ thống mà còn có thể lựa chọn các đối tác vận chuyển lớn như J&T Express, GHTK, GHN, Vietnam Post, Best Express,… để giúp bạn thực hiện vận chuyển đơn hàng đó tới khách hàng.
Với phần mềm quản lý đơn hàng, thông tin của đối tác giao hàng trong hệ thống sẽ được cập nhật đầy đủ và chi tiết. Khi cửa hàng có đơn hàng mới sẽ tự động kết nối với đối tác vận chuyển. Đây là phương thức quản lý đơn hàng trực tuyến được nhiều chủ cửa hàng sử dụng để nắm rõ đơn hàng và dễ dàng tính toán số tiền phải trả cho đối tác giao hàng.
Không chỉ vậy, cách quản lý đơn hàng online bằng phần mềm Ship4p được đơn vị kinh doanh bán hàng online tín nhiệm vì khả năng cung cấp các tính năng hữu ích như tích hợp phần mềm với các đối tác vận chuyển trên cùng 1 giao diện duy nhất để cho phép giao hàng nhanh hơn.
- Cập nhật trạng thái đơn hàng thường xuyên
Ship4p còn cập nhật trạng thái đơn hàng, giúp các chủ cửa hàng có thể theo dõi tiến độ giao nhận hàng. Từ đó doanh số của những cửa hàng kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử sẽ được cải thiện, độ hiệu quả và độ tin cậy cũng được tăng lên rất nhiều.
Biết được tình trạng của đơn hàng sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ giao hàng để có những điều chỉnh kịp thời. Phần mềm quản lý bán hàng Ship4p hỗ trợ bạn quản lý đơn hàng trực tuyến với các trạng thái như: đặt hàng, đang giao hàng, giao hàng thành công, đơn hàng đã hủy,…
Chỉ với một vài thao tác đơn giản trong phần mềm quản lý đơn hàng, chủ cửa hàng có thể dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng thông qua chế độ hiển thị giao hàng được cập nhật tự động trên hệ thống.
Ví dụ, đơn hàng khi hiển thị ở trạng thái hoàn thành tức là lúc này đơn hàng đã được thanh toán, đóng gói và vận chuyển đến người nhận. Nhờ hệ thống quản lý đơn hàng trực tuyến Ship4p, chủ cửa hàng có thể tránh được các trường hợp nhầm lẫn trong quá trình xử lý đơn hàng của khách. Và các đơn hàng có nhu cầu cần thay đổi thông tin khi giao hàng cũng dễ dàng xử lý và quản lý hơn.
- Thống kê phí giao hàng chính xác
Phí giao hàng cũng là thông tin quan trọng đối với chủ cửa hàng. Nhờ tính năng quản lý đơn hàng trực tuyến trên hệ thống phần mềm tự động tính phí giao hàng cho từng đơn hàng, các cửa hàng không cần thuê nhân viên tính toán thủ công như trước. Phần mềm quản lý đơn hàng Ship4p còn cho phép bạn theo dõi số tiền mà đối tác vận chuyển cần thu hộ. Nhờ thế mà các chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi được khoản tiền mà shipper cần thu hộ là hay khoản nợ nào đến hạn phải trả cho đối tác vận chuyển.
>> Xem thêm: Giới thiệu về các phần mềm giao hàng phổ biến nhất
Như vậy bài viết trên đây đã đưa ra những giải pháp hỗ trợ bạn về cách quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất. Có thể nói, quản lý đơn hàng trực tuyến góp phần rất lớn vào việc tăng hiệu quả bán hàng của các đơn vị kinh doanh trực tuyến. Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh hoặc chưa từng sử dụng phần mềm hỗ trợ nào, hãy đăng ký và trải nghiệm phần mềm Ship4p bạn nhé!
Mọi thông tin vui lòng liên hệ:
- Zalo: https://zalo.me/890265522282252483
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
