Với sự phát triển của kinh doanh online như hiện tại, yêu cầu xử lý đơn hàng cũng gia tăng một cách đáng kể. Đây là quá trình đặc biệt quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm nguyên vẹn và đến tay khách hàng đúng thời gian. Vậy đâu là quá trình xử lý hiệu quả và tối ưu nhất? Hãy cùng đón đọc trong bài viết của Ship4p nhé!
Xử lý đơn hàng là gì?
“Xử lý đơn hàng là gì?” luôn là thắc mắc của nhiều người, đặc biệt là người mới bắt đầu kinh doanh. Thực chất, xử lý đơn hàng là quá trình theo dõi, giám sát, xác nhận và hoàn thành yêu cầu đặt hàng từ người mua trên tất cả các kênh kinh doanh khác nhau.
Quá trình này không quá phức tạp nhưng cũng không hề đơn giản, nhất là đối với những người có nhu cầu mở rộng mô hình kinh doanh. Với lượng lớn đơn hàng ngày một tăng lên, chủ kinh doanh càng phải chú ý thực hiện tốt quá trình xử lý đơn hàng.
Để đảm bảo tiến trình kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp/cửa hàng, các bạn cần tìm cách hợp lý hóa, tự động hóa quá trình xử lý đơn hàng. Khi thực hiện tốt điều đó, những sai sót hoặc nhầm lẫn sẽ được hạn chế và tránh gây ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả mong muốn.
Thời gian xử lý đơn hàng mất bao lâu?
Thời gian xử lý đơn đặt hàng được tính từ lúc khách mua sản phẩm đến khi nó được doanh nghiệp thực hiện. Tùy theo từng loại quy mô mà doanh nghiệp sẽ có mức độ kiểm soát thời gian xử lý đơn hàng khác nhau. Nếu là doanh nghiệp bán hàng trung gian, bạn chỉ có thể theo dõi việc lựa chọn đơn vị vận chuyển và tiến độ làm việc của họ.
Nếu là doanh nghiệp tự vận chuyển sản phẩm, bạn có quyền kiểm soát mọi thứ từ tốc độ đóng gói sản phẩm đến thời điểm gửi hàng cho công ty vận chuyển. Do đó, mỗi công ty sẽ có thời gian xử lý đơn hàng riêng biệt.
>> Xem thêm: 3 Phần mềm quản lý đơn hàng online tốt nhất dành cho chủ shop
Ảnh hưởng của thời gian xử lý đơn hàng tới hiệu quả kinh doanh
Thời gian xử lý đơn hàng có tầm ảnh hưởng nhất định tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng sẽ mang lại những lợi ích sau:
- Tiết kiệm được tối đa chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp. Bạn có thể tùy chọn các app giao hàng trong quá trình vận chuyển miễn là lô hàng vẫn đến nơi trong khung thời gian theo yêu cầu.
- Thu về được nhiều sự hài lòng từ phía khách hàng. Khi người mua nhận hàng sớm, họ sẽ tin tưởng doanh nghiệp và có trải nghiệm tích cực. Nhờ đó, khả năng khách hàng tiếp tục đặt hàng sẽ tăng cao.
- Sản phẩm được tiêu thụ nhanh hơn, bạn có thể tiết kiệm tối đa chi phí lưu kho.
- Quá trình kinh doanh trở nên hiệu quả nhờ giảm thời gian xử lý. Như vậy doanh nghiệp sẽ đảm bảo phân bổ nhân viên hợp lý và cắt giảm được những chi phí không cần thiết.
Trái lại nếu quá trình này diễn ra chậm trễ sẽ gây ra nhiều khó khăn, vấn đề không mong muốn như sau:
- Tạo gánh nặng cho đội ngũ nhân viên hỗ trợ. Khi thấy tiến trình chậm trễ, khách hàng sẽ liên hệ với doanh nghiệp để được cập nhật về đơn hàng và doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để trả lời khách.
- Doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Nếu để tình trạng này diễn ra, số lượng đơn hàng của doanh nghiệp sẽ giảm đi đáng kể.
- Gây tốn kém chi phí vận hành cho doanh nghiệp, Thời gian xử lý kém hiệu quả khiến cho công nhân viên phải tăng ca, làm thêm giờ. Hơn thế, các sản phẩm hàng hóa bị tồn kho lâu hơn. Cả hai điều này đều gây tiêu tốn chi phí của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Quy trình nhập hàng vào kho cập nhật chi tiết năm 2023
Cải thiện thời gian bằng việc nắm rõ quy trình xử lý đơn hàng
Một quy trình xử lý đơn hàng tối ưu và cải thiện được thời gian phải đảm bảo được những bước dưới đây:
Xác thực đơn hàng
Với những đơn hàng online, chủ doanh nghiệp sẽ phải tổng hợp tất cả thông tin của khách hàng như họ tên, số điện thoại, địa chỉ và cách thức thanh toán mà họ lựa chọn. Với những doanh nghiệp quy mô nhỏ lẻ, người chủ có thể lựa chọn thực hiện theo phương pháp thủ công. Thế nhưng đối với quy mô lớn hoặc kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử, website thì bạn nên lựa chọn đơn vị hỗ trợ uy tín.
Ở bước đầu tiên trong quy trình xử lý đơn đặt hàng này, các đơn hàng thường nằm trong một số trạng thái sau đây:
- Đơn hàng mới
- Chờ chủ cửa hàng xác nhận
- Đã xác nhận đơn hàng
- Đơn hàng đang được đóng gói
- Đơn hàng đang được vận chuyển
- Đang chuyển đổi kho hàng
Sau khi có danh sách các đơn hàng chi tiết, nhân viên cửa hàng tiến hành liên lạc với khách để xác nhận. Việc xác thực đơn hàng sẽ thực hiện theo trình tự như sau:
- Nhân viên chuyển trạng thái “đơn hàng mới” sang trạng thái “đang chờ xác nhận” nếu chưa liên hệ được với người mua hoặc đơn hàng đó cần thay đổi sản phẩm, số lượng.
- Sau khi nhận được thông tin đồng ý lấy hàng từ người mua, nhân viên sẽ tiến hành chuyển trạng thái đơn hàng đó sang “đã xác nhận” rồi đến trạng thái “đang đóng gói”.
- Nếu khách không đồng ý lấy hàng, nhân viên chuyển đơn hàng sang mục “hủy” và lựa chọn các lý do hủy.
- Nếu các sản phẩm trong đơn đặt hàng không còn trong kho, nhân viên chuyển đơn hàng sang trạng thái “hết hàng” và phải thông báo với khách để họ đổi sang mua mặt hàng khác, hoặc có thể chờ đợt sau về hàng mới nhận hay cho họ hủy đơn hàng.
- Khi đã xác nhận đơn hàng thành công, doanh nghiệp gửi văn bản tổng hợp các thông tin sang nơi xử lý đơn hàng để lấy mã vận đơn, in phiếu gửi và đóng gói.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra định vị bưu phẩm chuẩn xác nhất
Xử lý giao hàng
Sau khi đóng gói, doanh nghiệp tiến hành giao lại hàng hóa cho công ty vận chuyển hoặc chờ họ đến lấy hàng. Hiện tại, các chủ kinh doanh thường có xu hướng lựa chọn đơn vị uy tín với chi phí hợp lý để khách hàng an tâm về chất lượng cũng như được hỗ trợ tiền ship. Hơn thế, doanh nghiệp cần theo dõi toàn bộ tiến trình giao hàng để hạn chế tối đa các tổn thất như giao hàng lỗi hay hỏng hóc, đổ vỡ khi sản phẩm giao đến tay khách hàng.
Hiện nay có một số phần mềm, ứng dụng chuyên dùng để quản lý, xử lý đơn hàng giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn được đơn vị vận chuyển phù hợp, cũng như giám sát toàn bộ quá trình giao hàng, đối soát, thu tiền dễ dàng và chính xác.
Xác nhận thanh toán
Bước tiếp theo trong quá trình xử lý đơn hàng là xác nhận thanh toán. Khi đơn hàng đã được giao thành công, khách hàng sẽ tiến hành thanh toán tiền để kết thúc quá trình mua hàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người mua sẽ trả lại hàng và yêu cầu hoàn tiền. Do đó, doanh nghiệp cần cung cấp rõ ràng các chính sách hợp lý để giải quyết khi có vấn đề xảy ra. Bởi vì, điều này không chỉ gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu mà còn là yếu tố quyết định đến sự hài lòng của khách hàng.
Dịch vụ hậu mãi
Công đoạn cuối cùng của quy trình quản lý, xử lý đơn đặt hàng chính là thực hiện các dịch vụ hậu mãi. Đây là các loại dịch vụ được cung cấp sau khi người mua nhận được sản phẩm. Nó đảm bảo cho khách hàng nhận được nhiều ưu đãi, lợi ích nhất khi mua sản phẩm của doanh nghiệp.
Dịch vụ hậu mãi bao gồm những chính sách như hoàn trả đơn hàng, hủy đơn hàng, xóa đơn hàng. Tùy vào tình hình chất lượng sản phẩm mà người mua sẽ có nhu cầu khác nhau. Nhiều trường hợp họ không ứng ý sẽ yêu cầu hoàn hàng và lấy lại tiền. Cũng có những tình huống người nhận vì nhiều lý do sẽ hủy đơn hàng. Chính vì tất cả những lý do trên, doanh nghiệp cần thống nhất trước các chính sách giải quyết với khách hàng, đối tác để nâng cao khả năng giao hàng thành công.
>> Xem thêm: Chuyển hoàn là gì? Giải pháp hạn chế đơn hàng chuyển hoàn
Ứng dụng phần mềm Ship4p hỗ trợ xử lý đơn hàng tối ưu
Để quá trình xử lý đơn hàng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ. Trong đó, không thể bỏ qua Ship4p – nền tảng ứng dụng với công nghệ AI thông minh và giao diện tối giản.
Nếu còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý đơn hàng thì Ship4p là lựa tối ưu nhất. Ứng dụng của chúng tôi là nơi hợp tác và kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển lớn trên thị trường. Hơn thế, các chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả được tiết kiệm lên tới 40%. Đồng thời các bạn hoàn toàn có thể linh hoạt trong thời gian quản lý và giám sát đơn hàng.
Đặc biệt, quy trình làm việc của chúng tôi luôn đảm bảo là quy trình hiệu quả nhất. Với khoảng 4000 khách hàng sử dụng, hoàn thành 7000 dự án, chúng tôi tự hào là nền tảng quản lý đơn hàng tối ưu, đem đến được sự tin tưởng cho khách hàng.
>> Xem thêm: Giới thiệu về các phần mềm giao hàng phổ biến nhất
Hy vọng với bài viết trên đây, các chủ kinh doanh đã có thêm được nhiều thông tin hữu ích về vấn đề xử lý đơn hàng. Ship4p luôn sẵn lòng hỗ trợ các bạn trong lĩnh vực logistics!
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Số điện thoại: https://zalo.me/890265522282252483
