Đối soát là gì? Vì sao phải thực hiện đối soát trong quá trình bán hàng? Đây chắc hẳn là một vấn đề mà nhiều cá nhân/ tổ chức kinh doanh luôn quan tâm khi vận hành đội nhóm kinh doanh của mình. Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết các vấn đề xoay quanh vấn đề đối soát nhé.
Định nghĩa đối soát là gì?
Tìm hiểu định nghĩa đối soát là gì, có thể hiểu một cách đơn giản, đối soát là các hoạt động đối chiếu và kiểm tra nhằm thống nhất các dữ liệu liên quan như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tỉ lệ phần trăm tăng/giảm… Các hoạt động đối soát được thực hiện cũng để so sánh chi phí của các bên liên quan đến hoạt động kinh doanh bán hàng.
Cụ thể hơn, đối soát trong vận chuyển chính là quá trình đơn vị vận chuyển thực hiện việc thu hộ tiền từ khách hàng cho cá nhân/ doanh nghiệp bán hàng. Phí này chính là khoản phí mà ta quen với tên gọi “phí ship COD”.
Cách tính tiền trong đối soát là gì?
Hiện nay, tiền đối soát trong năm 2023 được tính như sau:
Tiền đối soát = Tiền thu hộ – phí giao hàng – phí chuyển khoản
Trong thực tế, sẽ có một số khoản phát sinh nên cách tính tiền đối soát sẽ đổi:
Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Tiền cửa hàng trả trước + Tiền cửa hàng trả phí khi hoàn đơn + Khuyến mãi – (Phí giao hàng + Phí bảo hiểm + Phí chuyển hoàn + Phí lưu kho + Phí thay đổi địa chỉ + Phí đồng kiểm + Phí chuyển khoản)
>> Xem thêm: Đồng kiểm là gì? Thực trạng dịch vụ ship COD đồng kiểm hiện nay
Trước đây, khi sử dụng dịch vụ đối soát, các chủ shop còn lo ngại vì thời gian nhận tiền chậm, ảnh hưởng đến kinh doanh. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, các công ty vận chuyển đã tối ưu quy trình đối soát, giảm thời gian chờ đợi, giúp chủ hàng có thể nhận tiền trong vòng một tuần thông qua chuyển khoản ngân hàng.
>> Xem thêm: Chuyển hoàn là gì? Giải pháp hạn chế đơn hàng chuyển hoàn
Những khó khăn mà shop bán hàng online gặp phải
Sau khi đã hiểu đối soát là gì, bạn sẽ cần phải chú ý tới những khó khăn nhất định trong việc đối soát hàng hóa mà các shop bán hàng thường gặp phải để tránh rủi ro.
Chưa đối soát đơn hàng
Một khó khăn cơ bản và thường gặp nhất trong quá trình đối soát đó là tình trạng chưa đối soát đơn hàng. Bạn có biết chưa đối soát là gì không?
Chưa đối soát đơn hàng tức là hàng hóa có thể hoặc chưa được giao. Kể cả các hàng hóa đã được giao cho khách hàng nhưng vì một lý do nào đó liên quan đến kỹ thuật hoặc shipper mà hệ thống chưa ghi nhận dữ liệu đối soát. Do đó, người bán hàng không cập nhật được thông tin và đơn vị vận chuyển không thống kê được phí ship COD chính xác.
Chậm trễ trong đối soát
Khách hàng ngày càng ưa chuộng việc ship COD bởi sự thuận tiện khi kiểm tra hàng hóa. Khi hàng giao tới tay khách hàng hàng, thông tin về đơn hàng sẽ được cập nhật giao hàng thành công. Vậy lúc này hàng đã được đối soát thành công hay chưa? Hàng hóa đã đối soát là gì?
Thực tế, khi hàng giao tới tay khách hàng thành công chỉ là một bước trong khâu vận chuyển. Chủ shop chưa nhận được phí ship COD ngay lúc này. Nhiều cá nhân, doanh nghiệp bán hàng tỏ ra lo ngại rằng nguồn tiền ship COD không dễ quản lý. Chưa hết, một số đơn vị vận chuyển nhanh còn có nguyên tắc giữ phí ship COD trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy nhiều shop gặp khó khăn trong việc xoay vòng vốn.
Việc chậm trễ trong đối soát là việc thường xuyên xảy ra. Bên cạnh nguyên tắc thời gian giữ phí thu hộ của đơn vị vận chuyển nếu quá trình kiểm soát gặp trục trặc thì thời gian lại càng lâu. Và đây sẽ là một trong những khó khăn không hề nhỏ đối với các shop bán hàng.
Đã đối soát nhưng bị sai sót
Đa số các shop bán hàng online đều kinh doanh nhiều mặt hàng. Mỗi ngày, lượng đơn hàng giao tới đơn vị vận chuyển để trao tới tay khách hàng lên tới vài trăm đơn. Vì thế các sai sót trong quá trình giao hàng, thu tiền hàng, mất hàng hay hàng bị bóp méo… là rất dễ xảy ra. Đó là nguyên nhân dẫn đến việc tính nhầm hay thiếu do sai sót từ đơn vị vận chuyển có thể khiến chủ cửa hàng thất thoát một số tiền nếu như quá bận hoặc chủ quan không kiểm tra lại.
>> Xem thêm: Nên chọn đơn vị vận chuyển nào uy tín?
Cách đối soát đơn hàng nhanh chóng và chính xác
Để không gặp phải tình trạng khó khăn trong quá trình đối soát đơn hàng, những điểm bạn cần lưu ý để có thể gia tăng nhanh chóng và chính xác hơn trong đối soát là gì?
- Tạo tệp dữ liệu riêng
Đầu tiên, để đảm bảo tính chính xác cho việc đối soát, chủ shop cần chủ động tạo dữ liệu trên file riêng. Không nên chỉ dựa vào những dữ liệu được cung cấp từ đơn vị vận chuyển mà hãy quản lý thông tin theo cách của bạn. Bạn có thể tạo những file chứa toàn bộ thông tin cá nhân, trạng thái mua hàng, số lượng đơn hàng… giao cho đơn vị vận chuyển.
Nhiều đơn vị thường sử dụng cách tạo tệp dữ liệu riêng theo cách thủ công (sổ sách, file excel). Nếu quản lý theo cách này, bạn cần phải cẩn thận, chi tiết và chính xác để đảm bảo không xảy ra vấn đề gì trong quá trình đối soát. Bên cạnh đó, ngày nay có nhiều phần mềm quản lý chuyển phát ra đời nhằm hỗ trợ việc đối soát. Những thông tin sẽ được lưu trữ tự động, bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để tổng hợp, ghi chép khi số lượng đơn hàng lên đến hàng chục, hàng trăm đơn mỗi ngày.
- Đối chiếu dữ liệu với đơn vị vận chuyển.
Sai sót xảy ra trong quá trình giao vận và đối soát là rất dễ xảy ra. Do đó, hãy đối chiếu dữ liệu đơn hàng với nhân viên bưu tá trước khi gửi hàng cho khách. Đây là bước quan trọng mà nhiều cá nhân, đơn vị bán hàng thường chủ quan bỏ qua.
Thông thường, hàng được chuyển đi, bên vận chuyển sẽ gửi email danh sách đơn hàng kèm theo mã hóa đơn của từng đơn hàng trong file. Do đó, bạn cần dành thời gian để xem xét cẩn thận từng đơn hàng để đảm bảo tất cả thông tin đều chính xác. Đây là cơ sở để bạn đảm bảo quá trình giao nhận hàng cũng như cho việc đốt soát sau này.
>> Xem thêm: Top 6 các cách quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất
Sử dụng phần mềm quản lý Ship4p trong đối soát
Ship4p với sứ mệnh là cung cấp các dịch vụ giao hàng chất lượng, uy tín giúp các cửa hàng kinh doanh online có thể vận chuyển hàng hóa thuận tiện và tiết kiệm nhất. Chúng tôi thấu hiểu những khó khăn và mong muốn của chủ cửa hàng trong quá trình kinh doanh nên đã có giải pháp đặc biệt dành cho các shop. Khi sử dụng phần mềm Ship4p, bạn có thể tối ưu hóa chi phí vận hành, vận chuyển và từ đó quản lý hoạt động kinh doanh nói chung một cách hiệu quả nhất.
Ship4p là một phần mềm đối soát đơn hàng siêu chất lượng mà bạn có thể tin tưởng với những ưu điểm sau:
- Tạo đơn và quản lý đơn một cách nhanh chóng
Bạn có thể tạo đơn hàng rất dễ dàng bằng thao tác nhập thông tin theo yêu cầu, đơn hàng sau khi tạo sẽ được ghi nhận trên phần mềm. Từ đó bạn có thể theo dõi trạng thái đơn hàng và tiền Ship COD mọi lúc.
- Dễ dàng theo dõi tình trạng đơn hàng
Ship4p sẽ cập nhật các thông tin như thời gian giao nhận hàng, đơn vị vận chuyển, thực trạng đơn hàng… đều sẽ được ghi chi tiết trên phần mềm quản lý trong quá trình sử dụng giúp bạn dễ dàng quản lý được tình trạng đơn hàng của mình.
- Tự động đồng bộ đơn hàng
Ship4p kết nối giữa bên bán hàng với cách đơn vị vận chuyển do đó đơn hàng sẽ tự động được đồng bộ, việc kết nối nhiều nền tảng bán hàng và các đối tác vận chuyển uy tín sẽ giúp cửa hàng quản lý vận chuyển tập trung chỉ trên một giao diện duy nhất.
- Tận tình hỗ trợ khách hàng
Với đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiệt tình, sẵn sàng tư vấn cho bạn 24/7 để có thể đáp ứng được từng nhu cầu nhỏ nhất của người dùng. Chúng tôi cam kết sẽ dành 200% sức lực để hỗ trợ, đem đến một trải nghiệm trọn vẹn nhất cho khách hàng.
>> Xem thêm: Tìm hiểu top 5 các đơn vị vận chuyển express uy tín
Trên đây là bài viết tìm hiểu về đối soát là gì cùng những khó khăn gặp phải trong việc đối soát đơn hàng. Với những chia sẻ trên đây, chúng tôi hy vọng sẽ giúp bạn có thêm những thông tin bổ ích trong việc quản lý đơn hàng của mình một cách dễ dàng hơn.
- Website: https://ship4p.com/
- Facebook: https://www.facebook.com/ship4p
- Zalo: https://zalo.me/890265522282252483
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
