Quy trình nhập hàng vào kho cập nhật chi tiết năm 2024

Nâng cao hiệu quả của quy trình nhập hàng vào kho là một trong những giải pháp tốt nhất góp phần tăng lợi nhuận và phát triển hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây là chia sẻ của chúng tôi về quy trình nhập hàng hóa vào kho mà một doanh nghiệp cần phải biết.

Quy trình nhập hàng vào kho là gì?

Quy trình nhập hàng vào kho là hoạt động diễn ra sau khi hàng hóa được mua về. Đó cũng là trình tự các bước của quá trình nhập lưu kho của công ty. Quy trình nhập hàng hóa vào kho sẽ giúp người quản lý dễ dàng kiểm tra và theo dõi chính xác số lượng sản phẩm công ty đang sở hữu. Không những thế, đây còn là mắt xích quan trọng để hoạt động sản xuất, xuất nhập khẩu được thông suốt.

Tại sao cần tuân thủ quy trình nhập hàng hóa vào kho?

Quy trình nhập hàng tại kho đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nếu bạn không tuân thủ theo quy trình làm việc này thì các hoạt động kiểm soát hàng hóa sẽ vô cùng khó khăn. Nhưng khi làm theo đúng quy trình nhập kho hàng hóa, các doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích.

Đầu tiên, các công ty sẽ có được một hệ thống lưu trữ hàng hóa khoa học, chặt chẽ. Khi tuân theo quy trình nhập hàng hóa vào kho, doanh nghiệp không cần phải lo lắng các vấn đề thất thoát hàng hóa xảy ra và gây thiệt hại về doanh thu nữa. Việc tuân thủ đúng quy trình nhập hàng vào kho cũng giúp đảm bảo quá trình vận hành được diễn ra thông suốt, liên tục. Chỉ cần các bộ phận đều thực hiện theo hệ thống quy trình đã xác định thì dây chuyền sẽ được vận hành một cách trơn tru.

Việc ghi chép, thống kê trong quy trình giúp các nhà quản lý bán hàng kiểm soát chính xác lượng hàng nhập vào, xuất ra và còn tồn trong kho dễ dàng hơn. Qua đó, các công ty có thể dựa trên các ghi chép này để đưa ra những quyết định và chiến lược phù hợp để phát triển các hoạt động kinh doanh của mình. Các đơn vị kinh doanh thiết lập được một quy trình nhập hàng vào kho quy củ, chuyên nghiệp sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức nguồn nhân lực. Ngoài ra, điều này còn giúp tạo nên văn hóa làm việc nhanh nhẹn ở mỗi doanh nghiệp.

Khi quy trình nhập kho hàng hóa được thực hiện nghiêm ngặt và nhất quán, đội ngũ nhân viên luôn tuân thủ chặt chẽ quy trình này thì doanh nghiệp của bạn sẽ tạo dựng được niềm tin nơi khách hàng cũng như sự an tâm của các cấp quản lý.

Có thể thấy rằng nếu không có quy trình nhập hàng vào kho cụ thể, hệ thống kho vận lưu trữ hàng hóa của bạn sẽ không chặt chẽ, dễ tạo ra nhiều lỗ hổng dẫn đến thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến kinh doanh và gây hậu quả lớn cho công ty. Chính vì vậy, để hàng hóa được lưu thông tốt nhất, các công ty phải có một quy trình quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp.

>> Xem thêm: Top 6 các cách quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất

Chi tiết các bước trong quy trình nhập kho hàng hóa theo chuẩn ISO

Hàng hóa chính là tài sản quan trọng nhất của công ty. Một công ty muốn phát triển thì phải giữ cho dây chuyền hàng hóa được luân chuyển liên tục. Để việc bán hàng có thể diễn ra và đạt được lợi ích, công ty phải có quy trình quản lý kho ISO chuyên nghiệp. Dưới đây là quy trình nhập hàng vào kho theo chuẩn ISO mà các chủ kinh doanh cần biết:

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập hàng vào kho và xin ý kiến ​​phê duyệt của quản lý hoặc lãnh đạo

Khi số lượng nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa của công ty đã hết hoặc sắp hết, các bộ phận liên quan cần lập phiếu đề nghị nhập mua thêm hàng. Sau đó cần xin ý kiến  sự đồng ý và chữ ký của lãnh đạo và thực hiện các hoạt động theo đúng quy trình. 

Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu, rà soát số lượng, chất lượng sau khi nhập hàng về

Sau khi hàng được nhập về, người quản lý kho cần tiến hành rà soát, đối chiếu với số lượng hàng thực tế để nắm được mã hàng nào còn thiếu hoặc hết hàng để có kế hoạch sử dụng hợp lý, tránh lãng phí. Khi xác nhận xong, nếu số lượng hàng nhập về khớp với số lượng yêu cầu thì nhân viên quản lý kho phải đóng dấu và xác nhận các thông tin trên hệ thống. Nếu trong quá trình quản lý hàng hóa trong kho có vấn đề thì người thủ kho cần lập biên bản và gửi lên cấp trên.

Bước 3: Chuẩn bị chứng từ và hoàn tất các thủ tục

Khi đã xác nhận xong quy trình nhập hàng hóa vào kho như đúng yêu cầu và quy định, người quản lý kho sẽ lập chứng từ rồi chuyển cho bộ phận kế toán để kiểm tra.

> Xem thêm:

• Hóa đơn chứng từ hay Invoice là gì?
• Quy trình vận chuyển hàng hóa chi tiết nhất

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Kho hàng thường dùng để chứa nguyên vật liệu hay các loại thành phẩm. Cho nên muốn quản lý tốt việc nhập nguyên vật liệu vào kho, các doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự 4 bước như sau:

Bước 1: Lên kế hoạch để nhập nguyên vật liệu

Nếu có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, bạn cần phải thông báo cho các bộ phận liên quan về kế hoạch nhập nguyên vật liệu để có thể sắp xếp, tổ chức nhân sự và tiến hành nhập nguyên vật liệu vào kho

Bước 2: Tập hợp, kiểm đếm nguyên vật liệu

Từ các chứng từ liên quan như đơn đề nghị nhập thêm nguyên vật liệu hay đơn đặt hàng, người quản lý kho sẽ đối chiếu và kiểm tra số lượng hàng nhập để xác nhận hàng đạt chuẩn yêu cầu. Nếu như phát hiện có bất kỳ hư hỏng nào xảy ra, thủ kho cần lập biên bản và bàn giao lên đơn vị để đề nghị giải quyết.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Sau khi hoàn tất các công đoạn kiểm tra nguyên vật liệu thì bộ phận kiểm kê sẽ chuyển giao toàn bộ chứng từ như phiếu đề nghị nhập thêm nguyên vật liệu, hóa đơn mua hàng… đến bộ phận kế toán để tiếp tục rà soát thêm lần nữa. Kết thúc giai đoạn đối chiếu, bộ phận kế toán sẽ thực hiện in phiếu nhập kho và giao dịch. 

Bước 4: Hoàn thành quá trình nhập kho nguyên vật liệu

Bước cuối cùng của quy trình, người quản lý kho sẽ tiến hành nhập nguyên vật liệu vào kho. Sau đó sắp xếp các mặt hàng vào đúng vị trí, khu vực thích hợp và thực hiện nhập các thông tin sản phẩm vào thẻ kho. Sau khi nhập xong, thông tin sẽ được cập nhật tự động qua hệ thống quản lý kho hoặc các dữ liệu thông tin sẽ được quản lý trên excel, phần mềm giao hàng,… tùy theo quy định của từng công ty.

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm

Về cơ bản, các bước trong quy trình nhập kho hàng hóa thành phẩm là giống nhau. Nhân viên quản lý kho và các bộ phận liên quan cần tiến hành làm theo 6 bước dưới đây để quá trình nhập hàng hóa thành phẩm vào kho được diễn ra suôn sẻ nhất.

Bước 1: Tất cả các mặt hàng thành phẩm sau khi hoàn thành cần được thu gom, tập kết tại kho chứa, các bộ phận hoặc người được giao nhiệm vụ cần phải theo dõi sát sao quá trình di chuyển của thành phẩm và bàn giao đến tận nơi người quản lý kho và bộ phận trực thuộc kho lưu trữ để thực hiện quá trình nhập hàng hóa vào kho.

Bước 2: Sau khi nhận thành công hàng hóa thành phẩm, người quản lý kho và bộ phận kho lưu trữ sẽ tiến hành cùng với bộ phận nhân viên giám sát để kiểm kê, đối chiếu số lượng thành phẩm giao nhận dưới sự giám sát của người có thẩm quyền. Sau khi đã kiểm hàng xong, nhân viên quản lý kho sẽ cho hàng hóa tập trung tại địa điểm quy định.

Bước 3: Khi hàng hóa thành phẩm đã được đối chiếu xong và đặt đúng nơi quy định, bộ phận kế toán căn cứ vào số lượng đã báo cáo thực tế để lập phiếu nhập kho và xin chữ ký của lãnh đạo hoặc các bộ phận có liên quan.

Bước 4: Sau khi hoàn thành xong tất cả các thủ tục liên quan, phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho cấp trên để ban giám đốc, ban lãnh đạo cùng các kế toán trưởng có thể xem xét và thực hiện phê duyệt. Một điều bạn cần lưu ý rằng phiếu nhập kho hợp lệ là phiếu cần phải có đầy đủ chữ ký của tất cả những người có thẩm quyền.

Bước 5: Sau khi đã được xác minh và xác nhận tính hợp lệ bởi ban giám đốc, phiếu nhập kho hàng sẽ được chuyển giao lại cho nhân viên quản lý kho để tiến hành cập nhật các tài liệu, thông tin vào thẻ kho.

Bước 6: Cuối cùng, người quản lý kho sẽ lưu lại các chứng từ cần thiết và chuyển cho bộ phận kế toán để hoàn tất các thủ tục nhập kho thành phẩm.

>> Xem thêm: Mách bạn cách quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh thất thoát

Những rủi ro có thể gặp phải trong quy trình nhập hàng vào kho

Trong quy trình nhập hàng vào kho, các công ty có thể gặp phải một số rủi ro bởi các tác nhân từ xung quanh. Những tác nhân này đều có thể ảnh hưởng đến quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý kho, quản lý quy trình nhập hàng vào kho đòi hỏi các đơn vị kinh doanh phải có nhiều kinh nghiệm chuyên môn cao để có thể hạn chế và giảm thiểu rủi ro xảy ra. Dưới đây là một số rủi ro thường gặp trong quá trình nhập hàng hóa vào kho:

• Lưu trữ thông tin đơn hàng theo cách thủ công bằng excel có thể dẫn đến một số sai sót nhất định. Vì lưu trữ thủ công nên đôi khi số lượng hàng hóa trong kho không hiển thị đầy đủ, dẫn tới các hoạt động nhập hàng về kho bị chậm trễ.
• Việc ghi nhớ vị trí, nhãn hiệu của các loại hàng hóa sản phẩm phụ thuộc vào kinh nghiệm và thâm niên trong nhiều năm làm việc của nhân viên quản lý kho. Cho nên, ít nhiều cũng sẽ gây ra một vài rủi ro không đáng có trong quy trình nhập hàng vào kho.
• Diện tích lưu trữ nhỏ chưa tối đa hóa không gian lưu trữ khiến cho các hoạt động kiểm tra và nhập kho trở nên khó khăn. 
• Nếu không được quản lý chặt chẽ thì khi hàng hóa bị thất thoát, hư hỏng hoặc có sự cố trong kho khó tìm ra nguyên nhân.
• Nhiều thao tác thủ công, năng suất lao động chưa cao.

Với sự phát triển của công nghệ, nhiều doanh nghiệp hiện nay thay vì quản lý quy trình nhập kho theo cách thủ công thì giờ đã chuyển sang sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý nhập kho để công việc đạt được hiệu quả cao hơn và tiết kiệm thời gian, chi phí hoạt động:

• Tất cả các công việc quản lý trong quy trình nhập kho đều được tích hợp vào cùng một hệ thống. Người dùng có thể dễ dàng quản lý, kiểm soát, theo dõi tình trạng kho hàng mọi lúc mọi nơi thông qua chiếc điện thoại thông minh
• Phần mềm giúp thống kê hàng hóa theo từng mã: mặt hàng, loại hàng, số lượng, tình trạng nhập… từ những chi tiết nhỏ nhất giúp thủ kho dễ dàng thấy được những sự biến động trong kho để tránh các tình trạng thất thoát hàng hóa.
• Khi sử dụng hệ thống quản lý quy trình nhập hàng vào kho, những thông tin chi tiết về sản phẩm được cung cấp đầy đủ, chính xác và được sắp xếp theo thời gian. Điều này cho phép các công ty có thể ước tính thời gian nhập hàng chính xác hơn để tránh bị chậm trễ và giúp mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần một phần mềm quản lý kho, hãy tham khảo ngay Ship4p. Đây là phần mềm có tính năng quản lý kho trực tuyến hiện đại, thống nhất trên cùng một nền tảng giúp tối ưu hóa quy trình nhập hàng vào kho.

• Hỗ trợ tổ chức các kế hoạch nhập kho hàng hóa hiệu quả.
• Giúp kiểm kê hàng hóa, sản phẩm một cách cụ thể.
• Lưu trữ chi tiết các thông tin của hàng hóa bao gồm chi phí, số lượng, trọng lượng…
• Hệ thống báo cáo tự động giúp các thủ kho dễ dàng giám sát số lượng sản phẩm theo thời gian thực.

>> Xem thêm: Top 7 đơn vị vận chuyển nhanh uy tín hiện nay

Trên đây là quy trình nhập hàng vào kho cơ bản nhất thường được doanh nghiệp áp dụng. Ngày nay, với sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ, đặc biệt là phần mềm Ship4p, quy trình nhập hàng được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng và chính xác. Nếu có bất kỳ vấn đề nào trong khi sử dụng phần mềm, hãy liên hệ theo thông tin dưới đây để được chúng tôi hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

• Website: https://ship4p.com/
• Zalo: https://zalo.me/890265522282252483
• Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội