Phiếu giao hàng chắc hẳn đã quá quen thuộc với tất cả mọi người khi mua sắm bất cứ một loại sản phẩm nào. Loại giấy tờ này bao gồm các nội dung cụ thể như tên sản phẩm, số lượng khách mua, giá sản phẩm,… Để tìm hiểu rõ hơn về mẫu phiếu này, mời bạn đọc tham khảo bài viết sau đây của Ship4p.
Phiếu giao hàng là gì?
Đầu tiên, Ship4p sẽ giải đáp cho các bạn khái niệm phiếu giao hàng là gì. Đây là một công cụ, phương tiện dùng để xác nhận đã hoàn thành việc vận chuyển các sản phẩm từ người bán đến với người mua. Họ sẽ nhận được tờ phiếu này sau khi đã hoàn tất giao dịch, thanh toán mọi chi phí cho chủ shop.
Ngoài mục đích để xác nhận quá trình giao nhận hàng hóa, văn bản này còn được dùng với mục đích kiểm soát hàng hóa. Nhờ những thông tin được ghi kỹ càng, chi tiết, người nhận sẽ dễ dàng theo dõi, giám sát và kiểm tra xem bên vận chuyển có giao đủ số lượng và chính xác loại hàng hay không. Nếu gặp phải thiếu sót hay nhầm lẫn gì, người mua nhanh chóng liên hệ được với nơi cung cấp để bổ sung.
Loại phiếu này thường bao gồm 2 liên: liên 1 thì do người bên đơn vị vận chuyển giữ, liên còn lại sẽ do người nhận hàng giữ.
Một phiếu biên nhận hàng hóa đúng chuẩn phải đầy đủ tất cả những thông tin cơ bản sau:
- Tên và địa chỉ của đơn vị cung cấp sản phẩm, hàng hóa.
- Thông tin bên phía người nhận: tên người nhận (tên đơn vị nhận), số điện thoại liên hệ, địa chỉ nhận hàng, mã số thuế (nếu có),…
- Thông tin về đơn đặt hàng: tên các sản phẩm đã mua, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền,…
- Mục ghi chú: chú thích thêm về từng loại sản phẩm, chẳng hạn như hàng dễ vỡ,…
- Chữ ký xác nhận của người mua và người lập phiếu.
>> Xem thêm: Phiếu báo phát là gì? Thông tin chi tiết về báo phát
Cách lập phiếu giao hàng chuẩn nhất năm 2023
Với mỗi công ty, doanh nghiệp hoặc cửa hàng sẽ sở hữu một mẫu phiếu bàn giao hàng hóa riêng biệt về cả hình thức và nội dung. Văn phong của loại giấy tờ này cần đảm bảo theo quy chuẩn được ghi nhận tại Nghị định 20/2020/NĐ-CP để thể hiện tính chuyên nghiệp đối với khách hàng.
Khi lập biên bản giao nhận hàng hóa, người viết cần chú ý điền đầy đủ tất cả những mục dưới đây:
- Thông tin của hãng vận chuyển:
Đây là phần nằm ngay đầu phiếu, thể hiện được cơ bản các nội dung liên quan đến đơn vị vận chuyển để người mua nẵm rõ. Thông tin của hãng vận chuyển bao gồm:
- Tên công ty vận chuyển
- Địa chỉ công ty (thường để là địa chỉ trụ sở chính)
- Số điện thoại liên hệ (đường dây nóng) của công ty vận chuyển
- Địa chỉ email, fax
- Logo biểu tượng của công ty vận chuyển
- Thời gian xuất phiếu: Người lập cần ghi đầy đủ và thật chính xác thời gian xuất phiếu.
- Phần thông tin của khách hàng (người nhận/người mua)
Mục này phải điền đầy đủ mọi thông tin của người nhận hàng để shipper có thể quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi. Phần này bao gồm các tiểu mục:
- Tên người mua/nhận hàng.
- Địa chỉ nhận hàng
- Số điện thoại liên hệ
- Giải thích chi tiết về việc thanh toán tiền hàng
- Bảng danh sách các loại sản phẩm hàng hóa:
Để quá trình kiểm tra hàng hóa được suôn sẻ và nhanh chóng, phiếu giao phải đề cập đầy đủ thông tin về sản phẩm bao gồm:
- Tên từng loại mặt hàng, sản phẩm
- Mô tả vài đặc điểm cơ bản về sản phẩm, hàng hóa
- Số lượng sản phẩm, hàng hóa
- Hiện trạng của sản phẩm, hàng hóa
- Chú thích về sản phẩm, hàng hóa (ghi chú)
- Giá (diễn giải bằng số và chữ)
- Chữ ký xác thực của người mua và người lập phiếu:
Mục này bắt buộc phải ký và ghi rõ họ tên của cả 2 bên. Với nhiều doanh nghiệp lớn sẽ có thêm phần đóng dấu xác nhận.
Các mẫu phiếu giao hàng tốt nhất hiện nay
Mẫu phiếu giao nhận hàng hóa nào đang phổ biến và được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay? Sau đây, Ship4p sẽ tổng hợp một vài mẫu cho các bạn tham khảo.
Tải mẫu phiếu giao hàng Word tại đây
Bạn đọc hãy download mẫu phiếu giao hàng Excel tại đây.
>> Xem thêm: 5 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cập nhật mới nhất
>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa mới nhất hiện nay
>> Xem thêm: Mẫu thông báo giao hàng phổ biến nhất năm 2023
Một số câu hỏi thường gặp về phiếu giao hàng
Khi tải mẫu phiếu giao hàng về và sử dụng, người lập phiếu thường có những thắc mắc về ý nghĩa và tính bắt buộc của loại văn bản này. Ship4p sẽ giải đáp cụ thể và chi tiết vấn đề này cho các bạn.
Mẫu phiếu giao hàng có ý nghĩa gì?
Mẫu phiếu giao hàng Excel nói riêng và mẫu phiếu giao nhận hàng hóa nói chung có tác dụng như thế nào? Chúng thường đem lại ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp và các đối tác khách hàng? Ship4p sẽ tóm tắt lại các mục đích để lập nên các phiếu mua hàng cho các bạn hiểu rõ:
- Thể hiện được mức độ chuyên nghiệp, cẩn thận của các doanh nghiệp cung cấp.
- Thể hiện rõ những nội dung cụ thể về số lượng, tình trạng hàng hóa trong đơn hàng.
- Hỗ trợ việc kiểm tra, theo dõi hàng hóa sau khi giao nhận.
- Tạo nên sự minh bạch, rõ ràng trong khi giao dịch hàng hóa, sản phẩm.
- Hạn chế được những sai sót, nhầm lẫn không đáng có trong khi mua bán, giao dịch.
- Cải thiện công tác, quy trình quản lý hàng hóa.
- Đây chính là căn cứ, bằng chứng xác thực mỗi khi có những tình huống, sự cố bất ngờ xảy ra.
Người mua cần phải kiểm tra, giám sát số lượng hàng hóa trước khi xác nhận và tiến hành thanh toán. Nếu như tình trạng sản phẩm đạt yêu cầu, đúng và đủ số lượng thì người mua mới ký nhận, thanh toán tiền. Nếu không đúng như đã thỏa thuận, các bạn có thể từ chối thanh toán, nhận hàng và hoàn trả đơn hàng cho bên cung cấp.
Đối với một số trường hợp cụ thể, chẳng hạn như giao dịch với các doanh nghiệp lớn, bên lập phiếu giao các loại hàng hóa cần chuẩn bị thêm các giấy bảo hành, những hóa đơn VAT, … để có thể cung cấp cho khách hàng khi họ yêu cầu.
Có bắt buộc phải có phiếu giao hàng không?
Phiếu giao nhận hàng là văn bản không mang tính pháp lý và không bắt buộc. Tuy nhiên vẫn cần phải có phiếu khi giao hàng để cung cấp cho bên người mua, người nhận khi họ có nhu cầu.
Chúng thực chất là một công cụ hỗ trợ cho việc trao đổi, giao nhận hàng hóa, sản phẩm trở nên minh bạch và dễ dàng kiểm soát, theo dõi. Nhờ đó, việc đối chiếu, giám sát khi nhận hàng của người mua trở nên cụ thể và dễ dàng.
Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về phiếu giao hàng để các bạn tham khảo, Hy vọng chúng sẽ giúp ích cho mọi người trong quá trình vận chuyển và trao đổi hàng hóa.
Nếu các bạn có nhu cầu tư vấn hoặc sử dụng các dịch vụ của Ship4p, vui lòng liên hệ qua thông tin sau:
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Số điện thoại: https://zalo.me/890265522282252483
- Website: https://ship4p.com/
