Xử lý đơn hàng online là một quy trình cần thiết để đảm bảo đơn hàng đến được tay khách hàng một cách hoàn hảo nhất. Đâu là quy trình xử lý đơn hàng trực tuyến tối ưu nhất dành cho các chủ shop khi số lượng đơn hàng và các kênh bán ngày càng tăng cao? Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những chia sẻ trong bài viết sau đây nhé.
Đơn hàng online là gì?
Các đơn hàng online được tạo ra từ việc chốt đơn của khách hàng thông qua các trang web thương mại điện tử và mạng xã hội. Theo đó, khi các công ty, doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng trực tuyến từ khách hàng, các chủ kinh doanh cần thực hiện quy trình xử lý đơn hàng online.
Quá trình kiểm tra đơn hàng online này bao gồm các công việc như xác thực thông tin khách hàng, rà soát số lượng hàng hóa để không bỏ sót đơn hàng, liên hệ đối tác vận chuyển…
Thông qua quy trình này, việc vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng sẽ diễn ra nhanh chóng và chính xác, giúp gia tăng doanh số bán hàng cũng như làm hài lòng các đối tác doanh nghiệp và khách hàng.
Quản lý đơn hàng là một quá trình theo dõi đơn hàng khách hàng và xử lý các bước liên quan đến quy trình giao hàng để hàng hóa có thể đến tay khách hàng đúng – đủ – kịp thời. Một quy trình đầy đủ sẽ bao gồm 5 bước: nhận đơn đặt hàng, tạo đơn hàng online, đóng gói đơn hàng, giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển và xác nhận khách hàng đã nhận hàng và thu tiền.
Thế nào là một quy trình xử lý đơn hàng online đúng?
Quản lý đơn đặt hàng online thực chất là quá trình xác nhận, theo dõi và thực hiện hoàn thành các đơn đặt hàng của khách thông qua các kênh bán hàng khác nhau. Quá trình này sẽ kết thúc cho tới lúc khách hàng nhận được sản phẩm và các chủ kinh doanh nhận được tiền từ khách. Quy trình xử lý đơn hàng online không quá khó khăn, nhưng nó cũng không dễ dàng, nhất là khi quy mô ngày càng mở rộng với số lượng đơn hàng tăng lên từng ngày.
Nếu bạn không sắp xếp hợp lý hoặc tự động hóa công việc thì tình trạng quá tải đơn hàng khi số lượng đặt hàng quá lớn hoặc xuất hiện những sự cố nhầm lẫn, sai sót trong quá trình đóng gói và giao hàng là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Và chính điều này sẽ gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh và mức độ uy tín của doanh nghiệp bạn.
Vậy thế nào là một quy trình xử lý đơn hàng online đúng? Hiện nay, đa phần các quy trình xử lý đơn hàng trực tuyến sẽ chia làm 3 giai đoạn: tiếp nhận đơn đặt hàng của khách, hoàn thành đóng gói và gửi hàng đến khách, cuối cùng là xử lý các quy trình sau khi khách nhận được đơn hàng.
>> Xem thêm: Top 6 các cách quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất
Chi tiết các bước trong quy trình xử lý đơn hàng online
Tùy theo từng mô hình kinh doanh của các đơn vị bán hàng online mà quy trình xử lý đơn hàng có thể thay đổi linh hoạt để đảm bảo phù hợp với tiêu chí kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một quy trình xử lý đơn hàng trực tuyến tối ưu sẽ cần thực hiện đủ các bước như sau:
Nhận đơn đặt hàng
Giai đoạn đầu tiên của quy trình xử lý đơn hàng online là xác nhận đơn đặt hàng khi khách hàng đã đặt hàng và chọn phương thức thanh toán. Các đơn hàng đã đặt sẽ được tổng hợp lại với các thông tin được hiển thị đầy đủ về tên, số điện thoại và địa chỉ của người mua để người bán có thể thực hiện giao hàng cho khách.
Với những chủ cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ không sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng online thì cần phải thực hiện thêm một bước nữa ở giai đoạn này. Sau khi nhận được thông báo về đơn hàng đã đặt của khách, nhân viên sẽ gọi đến số của khách hàng để xác nhận lại đơn hàng, khi hoàn tất việc xác nhận đơn hàng, thông tin mua hàng của khách sẽ được gửi về kho của cửa hàng để nhân viên kho tiếp nhận thông tin và tiến hành chuẩn bị sản phẩm theo đơn đặt hàng.
Tạo đơn hàng online
Đây là giai đoạn người bán hoàn tất đơn đặt hàng sau khi nhận được thông báo về đơn đặt hàng của khách. Ở giai đoạn tạo đơn hàng online này, chủ doanh nghiệp phải xác định chính xác số lượng hàng tồn kho để tránh tình trạng hết hàng và không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng cũng như doanh thu của cửa hàng.
Nếu bạn đang quản lý hoạt động bán hàng đa kênh, hãy luôn đảm bảo rằng bạn có sẵn hệ thống quản lý hàng tồn kho luôn cập nhật hàng tồn kho chính xác và kịp thời mọi lúc mọi nơi và trong mọi giao dịch.
Đóng gói đơn hàng
Việc đầu tiên sau khi xác nhận đơn hàng chính thực hiện quá trình lấy hàng và đóng gói cho khách. Người bán sẽ đóng gói theo quy cách và đảm bảo tuyệt đối quy trình để không xảy ra bất kỳ vấn đề hư hỏng, mất mát nào có thể xuất hiện trong quá trình vận chuyển hàng cho khách.
Giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển
Sau khi đóng gói cẩn thận các mặt hàng, nhân viên sẽ xuất hóa đơn xuất kho cho đơn hàng, tiến hành gửi email xác nhận việc giao hàng và theo dõi đơn hàng của khách.
Nhiều cửa hàng kinh doanh online lựa chọn đơn vị vận chuyển bên ngoài hoặc chọn các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp. Tuy nhiên, các chủ cửa hàng hãy cố gắng lựa chọn cho mình một đơn vị vận chuyển hàng uy tín và có cước phí giao hàng phù hợp để đảm bảo khách hàng của bạn có thể nhận được mức giá cũng như dịch vụ vận chuyển tốt nhất.
Bên cạnh đó, các chủ doanh nghiệp cũng hãy đảm bảo rằng khi lựa chọn dịch vụ giao hàng, các bạn đều có thể theo dõi được toàn bộ hành trình giao hàng để để giảm thiểu tối đa rủi ro, mất mát trong quá trình vận chuyển hàng hay tình trạng hàng hóa bị hỏng hóc, đổ vỡ trước khi giao đến tay khách.
Hiện nay, trong thị trường vận tải đã xuất hiện một số phần mềm quản lý đơn hàng online vô cùng tiện lợi và thông minh. Những phần mềm này có thể giúp các chủ shop lựa chọn đơn vị vận chuyển thích hợp cũng như dễ dàng theo dõi, xác minh và thu tiền lô hàng chính xác nhất.
>> Xem thêm: Bán hàng online nên chọn nhà vận chuyển nào? 8 đơn vị nổi bật
Xác nhận khách hàng đã nhận hàng và thu tiền
Thực hiện các quy trình sau khi bán hàng là bước quan trọng nhằm tăng tỷ lệ quay lại mua hàng của khách. Theo đó, các cửa hàng kinh doanh online sau khi xác nhận quá trình vận chuyển hàng thành công cần thực hiện liên hệ với người mua hàng để nhận đánh giá, phản hồi từ phía họ.
Sau khi mặt hàng của bạn đã được giao thành công, bạn sẽ được khách hàng thanh toán để hoàn tất giao dịch mua. Trong lúc giao hàng sẽ có một số trường hợp khách hàng sẽ trả lại hàng và yêu cầu hoàn lại tiền. Với những tình huống xảy ra như này bạn sẽ phải có những chính sách giải quyết. Nếu bạn không xử lý phù hợp thì nó sẽ không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của cửa hàng bạn mà còn là yếu tố chính quyết định sự hài lòng của khách hàng về sau này.
>> Xem thêm: delay giao hàng là gì? Cách xử lý delay giao hàng với đơn hàng online
Top 3 phần mềm quản lý đơn hàng online phổ biến hiện nay
Phần mềm quản lý đơn hàng online KiotViet
KiotViet là một phần mềm quản lý đơn hàng online hiện đại, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý và điều hành các hoạt động của họ một cách hiệu quả và thuận tiện. Các doanh nghiệp có thể quản lý đơn hàng, sản phẩm, kho hàng, nhân viên và khách hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Phần mềm KiotViet tích hợp nhiều tính năng hữu ích như:
- Cho phép người dùng theo dõi trạng thái đơn hàng, tạo đơn hàng mới, nhận đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau và theo dõi tiến độ giao hàng.
- Quản lý sản phẩm, quản lý giá bán, quản lý số lượng tồn kho, tạo mã vạch và quản lý các thông tin khác về sản phẩm.
- Kiểm soát số lượng hàng tồn kho, định vị vị trí hàng hóa, quản lý nhập xuất kho, tạo báo cáo tồn kho và định giá kho hàng.
- Quản lý thông tin khác về khách hàng.
- Quản lý nhân viên, quản lý chấm công, giao nhiệm vụ và quản lý lương.
- Báo cáo doanh thu, báo cáo lợi nhuận, báo cáo tồn kho và các báo cáo khác.
- Quản lý nhiều cửa hàn từ một nơi, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
Phần mềm quản lý đơn hàng online Sapo Go
Phần mềm quản lý đơn hàng Sapo Go là một giải pháp quản lý đơn hàng online được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh bán hàng khác nhau như website, Facebook, Instagram, Zalo, Shopee, Lazada, Tiki, Sendo… Sapo Go giúp các doanh nghiệp quản lý đơn hàng online một cách dễ dàng và tiện lợi, từ việc tạo mới đơn hàng, xử lý đơn hàng, đến vận chuyển và theo dõi trạng thái đơn hàng.
Các tính năng chính của Sapo Go:
- Kết nối đa dạng các kênh bán hàng online khác nhau trên cùng một nền tảng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
- Kiểm soát số lượng hàng tồn kho, quản lý nhập xuất kho theo thời gian thực
- Cập nhật trạng thái đơn hàng tự động, trạng thái hàng hoàn, đổi trả hàng
- Tích hợp các đối tác vận chuyển, giúp người dùng có thể chọn lựa dịch vụ vận chuyển phù hợp và theo dõi trạng thái đơn hàng trực tiếp trên phần mềm.
- Tích hợp thanh toán trực tuyến, giúp người dùng có thể thu tiền và quản lý đơn hàng trên cùng một nền tảng.
Sapo Go cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí và có các gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp. Với Sapo Go, các doanh nghiệp có thể quản lý đơn hàng một cách chuyên nghiệp, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng cường sự tin tưởng của khách hàng.
Phần mềm quản lý đơn hàng online TrustSales
TrustSales là một phần mềm quản lý đơn hàng online được thiết kế hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý các hoạt động bán hàng online hiệu quả. Phần mềm này cung cấp các tính năng giúp người dùng quản lý đơn hàng, sản phẩm, khách hàng và kho hàng một cách toàn diện.
Các tính năng chính của TrustSales:
- Kết nối các kênh bán hàng online trên các nền tảng TMĐT
- Cập nhật trạng thái đơn hàng một cách tự động, hỗ trợ theo dõi và quản lý đơn hàng online mọi lúc, mọi nơi.
- Tự động thống kê cước phí cho các đơn hàng online được giao theo hình thức ship COD.
- Quản lý sản phẩm: TrustSales cung cấp các tính năng quản lý sản phẩm, từ tạo mới sản phẩm, quản lý giá bán, số lượng tồn kho, đến tạo mã vạch và quản lý các thông tin khác về sản phẩm.
- Quản lý kho hàng, quản lý số lượng hàng tồn kho, nhập xuất kho và tạo báo cáo tồn kho để kiểm soát tình trạng kho hàng.
- Quản lý thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng và các thông tin khác về khách hàng.
>> Xem thêm: 7 cách ship hàng cho khách khi bán hàng online tối ưu nhất
Hi vọng những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn sử dụng thành thạo phần mềm quản lý đơn hàng trực tuyến Ship4p trong các hoạt động xử lý đơn hàng online. Nếu có bất kỳ nhu cầu nào cần được hỗ trợ giải đáp trong quá trình sử dụng ứng dụng, quý khách có thể liên hệ với Ship4p theo thông tin liên hệ sau để được tư vấn trong thời gian sớm nhất.
- Website: https://ship4p.com/
- Zalo: https://zalo.me/890265522282252483
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
