Quy trình kiểm soát hàng tồn kho chi tiết nhất năm 2023

Làm thế nào để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả? Đó là thắc mắc thường thấy của nhiều chủ doanh nghiệp. Kiểm soát hàng tồn kho – một quá trình có tầm quan trọng rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Hãy cùng khám phá thêm nhiều thông tin hữu ích xoay quanh vấn đề này trong bài viết của Ship4p bạn nhé! 

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Trước tiên, các bạn cần nắm rõ thế nào là hàng tồn kho và kiểm soát hàng tồn kho là gì. Hàng tồn kho được xem như một loại tài sản ngắn hạn của các doanh nghiệp. Chúng là những nguyên vật liệu dùng để sản xuất ra sản phẩm hàng hóa hoặc cũng có thể là những thành phẩm sẵn có chờ ngày chuyển đến khách hàng. Vì thế, quản lý chặt chẽ và hiệu quả là điều bắt buộc của mọi doanh nghiệp.

Kiểm soát hàng tồn kho là quá trình quản lý, giám sát tình hình tồn kho của một doanh nghiệp. Công việc này kéo dài từ khi doanh nghiệp còn sở hữu hàng hóa trong kho cho đến lúc giao tới khách hàng. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải tự xử lý những sản phẩm không thể bán.

>> Xem thêm: Hàng tồn kho và các phương pháp quản lý hàng tồn kho 

Tầm quan trọng của việc kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của tất cả các doanh nghiệp. Nếu quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ thu về được rất nhiều lợi ích như sau:

• Giảm thiểu tối đa các loại chi phí, thời gian làm việc.
• Đảm bảo không làm gián đoạn quy trình sản xuất và tiêu thụ hàng hóa.
• Làm gia tăng mức độ chặt chẽ, quy củ trong khi quản lý kho hàng và doanh nghiệp.
• Duy trì được sự ổn định của sản phẩm trong kho, tránh được tình trạng thiếu số lượng cho các đơn hàng hoặc tồn đọng quá nhiều gây khó xử lý.

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho chi tiết

Để số lượng tồn kho luôn được duy trì ở mức ổn định, các chủ kho hay chủ doanh nghiệp cần tìm ra cách kiểm soát hàng tồn kho phù hợp. Các doanh nghiệp cần phải dựa vào tình trạng kho hàng hiện tại như thế nào, nguồn lực sản xuất và kinh doanh ra sao thì mới có thể quản lý được chặt chẽ. Do đó, bạn phải bám sát quy trình 5 bước dưới đây để công việc giám sát trở nên hiệu quả:

Lên kế hoạch và chuẩn bị

Lên kế hoạch và chuẩn bị là bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho. Nhờ việc sắp xếp các công việc có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp. Người quản lý cần xem xét kỹ càng tình hình kho hàng, tình trạng sản xuất – kinh doanh để xây dựng một kế hoạch hoàn hảo và phân bổ nhân sự, máy móc thiết bị cho  phù hợp.  

Doanh nghiệp không nên chờ đợi tới khi có hàng hóa cần lưu kho mới bắt đầu chuẩn bị, lên kế hoạch. Nếu làm mọi việc một cách gấp rút, qua loa sẽ gây ảnh hưởng đến quy trình quản lý và chất lượng hàng sản phẩm hàng hóa. Ngược lại, khi hoàn thành tốt công việc này, doanh nghiệp sẽ giải quyết được nhiều vấn đề như:

• Kho hàng luôn có sẵn chỗ trống cho những sản phẩm hàng hóa mới.
• Tất cả các mặt hàng đều được sắp xếp theo trật tự, quy củ.
• Việc kiểm tra, giám sát hàng hóa trong kho thuận tiện, không tốn quá nhiều thời gian.
• Luôn ước tính được số lượng sản phẩm lưu kho đủ với khả năng lưu trữ và đủ cho nhu cầu tiêu thụ của khách hàng.
• Việc quản lý kho hàng không gặp nhiều khó khăn.
• Giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực và các loại chi phí.

>> Xem thêm: Quy trình nhập hàng vào kho cập nhật chi tiết năm 2023

Kiểm kê lại hàng hóa trong kho

Bước thứ hai trong thủ tục kiểm soát hàng tồn kho mà bạn cần lưu ý là kiểm kê tình trạng sản phẩm. Giai đoạn này giúp thủ kho nắm được số lượng hàng hóa là bao nhiêu. Từ đó giúp họ có cơ sở tạo lập kế hoạch quản lý, kịp thời ra quyết định bổ sung hàng hóa hay tiếp tục tiêu thụ hàng hóa.

Kho hàng cần có lịch kiểm kê định kỳ, có thể là mỗi quý hoặc 6 tháng/lần, 1 năm/lần. Nhân viên kho tiến hành kiểm tra và đối chiếu với sổ sách để điều chỉnh số lượng kịp thời. Dữ liệu kiểm kê hàng hóa cần phải được làm thành báo cáo và nộp lại cho nhà quản lý. Để hoàn thành công việc này, cần từ một đến hai nhân viên hoặc có thể nhiều hơn, miễn là đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

Cho đến thời điểm hiện tại, với sự phát triển của công nghệ thông tin cùng các máy móc điện tử, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng các hệ thống quản lý hàng tồn kho để rút ngắn thời gian làm việc và thu về hiệu quả cao.

Quản lý nhập, xuất kho

Giai đoạn tiếp theo nằm trong các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho là quản lý nhập, xuất hàng hóa. 

Về mặt nhập kho, công việc này bao gồm các nhiệm vụ sau: theo dõi việc mua hàng hóa, giám sát số lượng nguyên vật liệu để sản xuất, số lượng hàng bán bị đem trả lại, số lượng sản phẩm chuyển kho,… Tương tự, xuất kho cũng bao gồm những đầu việc cụ thể như: kiểm tra xuất kho bán hàng, theo dõi xuất nguyên vật liệu để sản xuất – kinh doanh, giám sát số lượng hàng mua phải trả lại, số lượng hàng chuyển kho,…

Ngày nay, các chủ kho hoặc chủ doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều ứng dụng, phần mềm quản lý kho hàng để cải thiện tốc độ quản lý xuất – nhập kho. Chúng có công dụng tối ưu, thay thế cho những sổ sách, thủ tục giấy tờ rườm rà. Như vậy việc kiểm soát tồn kho sẽ chính xác, tránh được những sự cố không mong muốn.

>> Xem thêm: Quy trình vận chuyển hàng hóa chi tiết nhất

Quản lý tồn kho

Để quản lý, kiểm soát hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể kết hợp cả hai phương pháp thủ công và sử dụng ứng dụng. Nhờ đó, chủ kho sẽ dễ dàng đối chiếu, kiểm tra lượng hàng thực tế và số lượng trên sổ sách/hệ thống chênh lệch như thế nào và kịp thời đưa ra phương án giải quyết. 

Ở giai đoạn này, người chủ doanh nghiệp vẫn cần nắm được tình hình hàng hóa cụ thể ra sao, mặt hàng nào còn nhiều, mặt hàng nào bán chạy, sắp hết trong kho,… Đây là những thông tin cần thiết cho việc vận hành kho hàng. Quản lý tồn kho đóng vai trò quan trọng, bởi vì:

• Giúp thủ kho đánh giá được chất lượng sản phẩm, hàng hóa lưu trữ trong kho.
• Kiểm tra, theo dõi được tình hình kho bãi có ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa (cơ sở vật chất có hỏng hóc gì không, cần bổ sung thiết bị nào để tối ưu hóa công việc,…)
• Nắm bắt, đánh giá được tình hình kinh doanh: mặt hàng nào bán chạy, loại hàng nào sắp hết và cần bổ sung,…

Kết chuyển và tổng kết

Ở bước cuối cùng để hoàn thành việc kiểm soát hàng tồn kho, doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu dữ liệu trên sổ sách, hệ thống phần mềm với số lượng thực tế. Làm như vậy nhằm tránh trường hợp sai sót thông tin. Đồng thời, doanh nghiệp đánh giá được tình hình kinh doanh trong thời gian vừa qua, từ đó xây dựng được những định hướng sản xuất hợp lý trong kỳ kế tiếp.

Sau khi hoàn tất kiểm tra sổ sách và xác định lượng sản phẩm thực tồn kho, tổng số lượng nhập xuất vào cuối kỳ, nhân viên kho thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ này sang đầu kỳ sau. Hơn nữa, họ cần phải lưu trữ chứng từ, phiếu nhập, xuất, lập và làm các báo cáo tồn kho, báo cáo trong kỳ để trình lên cho nhà quản lý.

Ngoài những thông tin trên, Ship4p muốn lưu ý tới các bạn một số điều dưới đây để giúp cho việc vận hành kho hàng trở nên dễ dàng hơn:

• Nhằm đảm bảo độ chính xác của số liệu sản phẩm tồn kho và lên kế hoạch xuất/nhập hàng hóa, doanh nghiệp cần kiểm kê hàng tồn kho định kỳ. Việc này có thể diễn ra 1 tháng/lần, 3 tháng/lần, 6 tháng/lần hoặc 1 năm/lần,… tùy theo quy mô kinh doanh.
• Hiện nay, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý, kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả như: Kiotviet, Sapo POS, GM Sales, SOF, Bota, Adaline, Ship4p,… Nhờ đó việc giám sát hàng hóa không còn gặp nhiều trở ngại mà còn tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí và nguồn lực thực hiện.
• Việc kiểm soát hàng tồn kho cần được thực hiện với quy trình nghiêm ngặt, tỉ mỉ, cẩn thận. Từ đó thời gian sản phẩm đến tay khách hàng sẽ nhanh chóng hơn, chất lượng luôn được đảm bảo. Doanh nghiệp sẽ tạo dựng được sự uy tín, được khách hàng tin tưởng hợp tác.

Phần mềm Ship4p cung cấp dịch vụ kiểm soát hàng tồn kho đơn giản

Phần mềm Ship4p – một trong những ứng dụng miễn phí cài đặt phổ biến được nhiều người sử dụng trong thời gian gần đây. Đây là phần mềm có thiết kế giao diện đơn giản, phù hợp cả cho người mới bắt đầu sử dụng.

Phần mềm Ship4p sở hữu đa dạng tính năng kiểm soát hàng tồn kho nổi bật như sau:

• Tính năng quản lý, kiểm soát quá trình xuất – nhập hàng hóa trong kho.
• Tính năng kết nối với khách hàng, nhà phân phối, nhà cung ứng và các đơn vị vận chuyển uy tín trên thị trường.
• Tính năng tạo lập báo cáo định kỳ dựa trên những số liệu được lưu trữ trên hệ thống.
• Tính năng quản lý tình trạng, số lượng hàng tồn  trong kho.
• Phần mềm Ship4p có khả năng truy xuất tất cả mọi thông tin theo thời gian thực.

Hơn thế, Ship4p luôn lấy uy tín, chất lượng và tận tâm làm 3 giá trị cốt lõi để phát triển và đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Về chi phí sử dụng, chúng tôi đảm bảo sẽ cung cấp mức giá ưu đãi, hợp lý cho khách hàng.

>> Xem thêm: Top 4 phần mềm chuyển phát nhanh tốt nhất năm 2023

Như vậy, thông qua bài viết của Ship4p, hy vọng các doanh nghiệp đã nắm bắt được quy trình kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Ship4p luôn mong muốn đem tới cho các bạn những trải nghiệm tuyệt vời nhất!

• Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Số điện thoại: 098-145-8899