Hàng tồn kho là thuật ngữ về hàng hóa khá quen thuộc trong các doanh nghiệp hiện nay. Và các phương pháp quản lý hàng tồn kho là những nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn. Cùng bài viết dưới đây tìm hiểu về loại hàng này một cách đầy đủ và chi tiết nhé!
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là bộ phận thuộc tài sản ngắn hạn, những loại hàng được doanh nghiệp giữ lại cho các đợt bán sau cùng. Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc hình thành khái niệm hàng tồn kho là bởi quá trình cung ứng giữa doanh nghiệp với đối tác, người dùng không phải lúc nào cũng được cân bằng về nhập – xuất. Do đó, các doanh nghiệp đã dự trữ một lượng hàng hóa nhằm đảm bảo luôn có sản phẩm cung cấp cho thị trường, đó gọi là hàng tồn kho.
Các loại hàng tồn kho hiện nay bao gồm:
- Nguyên liệu thô: Nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất hay những loại nguyên liệu được gửi đi để gia công tái chế cũng như được mua khi trên đường gửi về.
- Bán thành phẩm: Đây là những sản phẩm vừa mới được thực hiện một vài công đoạn nhưng chưa đi đến công đoạn cuối. Bán thành phẩm được nhập kho hay chuyển giao nhằm chế biến các thành phẩm nhập kho và cung cấp ra ngoài.
- Thành phẩm: Đây là sản phẩm hoàn chỉnh đã trải qua công đoạn sản xuất cuối cùng.
- Nguồn vật tư: Bao gồm những vật liệu cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm, tuy nhiên không bao gồm bao bì, nhiên liệu hay thùng carton chứa hàng…
>> Xem thêm: Lưu kho là gì? Thông tin về dịch vụ lưu kho năm 2023
Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Bên cạnh khái niệm hàng tồn kho là gì thì hàng tồn kho gồm những gì cũng là điều được nhiều người quan tâm. Theo đó, hàng tồn kho gồm những sản phẩm và nguyên liệu cần thiết cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hiện nay thường dự trữ các sản phẩm hoặc nguyên liệu trong kho nhằm đảm bảo dây chuyền sản xuất được thực hiện liên tục.
Có thể nói, doanh nghiệp luôn có thể cung cấp sản phẩm đến thị trường ngay khi họ nhận được đơn hàng mà không phải chờ đợi để sản xuất hàng hóa mới. Hay các doanh nghiệp có thể sản xuất hàng hóa ngay khi cần. Khi hoạt động này được vận hành một cách hiệu quả sẽ thể hiện việc quản lý tốt hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là gì? Hiểu đơn giản đây là hoạt động kiểm soát quá trình đặt hàng, lưu trữ cũng như sử dụng các mặt hàng tồn kho của doanh nghiệp. Những sản phẩm hàng tồn kho có thể là nguyên liệu thô, linh kiện cùng nhiều loại hàng hóa bán thành phẩm, thành phẩm.
Việc sử dụng và quản lý hàng tồn kho cần các doanh nghiệp thường xuyên chú trọng. Bởi điều này đóng vai trò quan trọng, có khả năng quyết định đến các kế hoạch khác trong hoạt động sản xuất cũng như điều chuyển hàng hóa. Không những vậy, các nhà quản lý kho cũng được yêu cầu nắm cụ thể những tiêu chí để đảm bảo kho hàng luôn hoạt động thật hiệu quả.
Quản lý hàng tồn kho không phải là điều đơn giản, để hoạt động này đạt được hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp cần nắm rõ:
- Tỷ lệ hàng tồn kho bao nhiêu là hợp lý?
- Kiểm soát hàng tồn kho theo cách nào hiệu quả?
- Kho hàng cần diện tích như thế nào để chứa được số lượng hàng tồn kho như vậy?
- Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu về sản xuất cũng như thời gian sản xuất hàng hóa hay không?
- Khách hàng có nhu cầu thế nào về các mặt hàng của doanh nghiệp?
- Quản lý hàng tồn kho trong một khoảng thời gian cần chi phí như thế nào hợp lý?
- Quản lý hàng tồn kho cần có chi phí cơ hội ra sao?
Hoạt động quản lý hàng tồn kho được xem là quy trình quan trọng trong chuỗi cung ứng. Việc này hỗ trợ các doanh nghiệp giám sát quá trình lưu chuyển hàng hóa dễ dàng hơn khi từ nơi sản xuất đến kho lưu trữ và chuyển đến các điểm giao dịch.
Quản lý hàng tồn kho ở những doanh nghiệp lớn, có chuỗi cung ứng lưu chuyển phức tạp thường có rủi ro cao và nhiều khó khăn trong việc kiểm soát tình trạng thiếu hụt, dư thừa. Chính vì thế, để hoạt động này được đảm bảo trơn tru và mang đến hiệu quả cao, các doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức quản lý thực sự phù hợp. Khi cân nhắc chọn được phương pháp quản lý hàng tồn kho thích hợp sẽ giúp giảm chi phí quản lý cũng như tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Nên chọn đơn vị vận chuyển nào rẻ nhất khi bán hàng online?
Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho
Như đã nói ở trên, quản lý hàng tồn kho là hoạt động quan trọng trong nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hiện nay. Đây là quy trình bao gồm nhiều công đoạn phức tạp với việc giám sát, xử lý số lượng hàng hóa lớn. Khi có cách quản lý hàng hóa tồn kho phù hợp cùng quy trình hoạt động chuyên nghiệp sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp.
- Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp nắm rõ lượng hàng tồn kho đang có và cách lượng hàng di chuyển để dự đoán số lượng hàng tồn hợp lý. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn giảm tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư hàng, luôn trong tình trạng duy trình lượng tồn kho thích hợp.
- Quản lý hàng tồn kho thường xuyên giúp bạn nắm rõ tình hình kho hàng của mình để hạn chế số lượng sản phẩm hư hỏng, Điều này giúp tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và nhiều chi phí cần thiết trong sản xuất hàng hóa.
- Quá trình quản lý hàng tồn kho, bạn dễ phát hiện các hàng hóa chiếm nhiều không gian lưu trữ để có những giải pháp điều chỉnh phù hợp. Điều đó giúp doanh nghiệp bạn giải quyết hàng tồn kho này kịp thời và tiết kiệm chi phí lưu kho ở mức hợp lý.
- Khi quản lý hàng tồn kho một cách nghiêm ngặt, bạn sẽ có kế hoạch mua hàng cụ thể và hợp lý hơn. Và khi kiểm soát lượng hàng đầu vào và dự trữ sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm thiểu những khoản lãng phí mua hàng, nguyên vật liệu.
- Những hệ thống quản lý hàng tồn kho hỗ trợ doanh nghiệp bạn giám sát kho hàng thường xuyên, chính xác. Bên cạnh đó, bạn sẽ nhanh chóng phát hiện những sai sót trong tính toán, kiểm kê để đưa ra các phương pháp giải quyết thích hợp.
- Quản lý hàng tồn kho mang đến bạn lợi ích to lớn là nhận biết những mặt hàng đang bán chạy và bán ế để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời. Khi nắm bắt được thị trường bạn sẽ có hoạt động cung ứng, dự trữ phù hợp tránh bị thiếu hụt hàng hóa, từ đó tối ưu doanh thu và lợi nhuận một cách tốt nhất.
8 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất
Quản lý hàng tồn kho có vai trò to lớn đối với mỗi doanh nghiệp, vậy có bao nhiêu phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hiện nay? Dưới đây là 8 phương pháp quản lý hàng tồn kho được sử dụng phổ biến mà bạn có thể tham khảo.
Đặt mức tồn kho
Phương pháp quản lý hàng hóa tồn kho này lựa chọn thiết lập các cấp tồn cho sản phẩm của doanh nghiệp. Mức tồn kho là số lượng hàng hóa tối thiểu bắt buộc phải có trong kho. Khi hàng tồn kho giảm ở mức quy định, bạn sẽ biết được thời điểm cần nhập bổ sung hàng hóa.
Việc thiết lập hàng tồn kho cần có sự nghiên cứu và phân tích để đưa ra quyết định. Dù vậy, quá trình đặt mức tồn kho sẽ hệ thống hóa quy trình đặt hàng của doanh nghiệp. Không chỉ giúp doanh nghiệp bạn có quyết định nhanh chóng mà còn cho phép đội ngũ nhân viên quyết định thay cho bạn.
Đặt cảnh báo mức tồn kho tối thiểu giúp quản lý kho tốt hơn
Mức tồn kho tối thiểu thường thay đổi theo thời gian. Vì thế, bạn cần kiểm tra thường xuyên và cân nhắc một số lần xác định mức tồn kho phù hợp cho từng thời điểm khác nhau.
Nhập trước xuất trước (FIFO)
Nhập trước xuất trước là nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho. Nghĩa là hàng tồn kho nhập trước phải được bán trước, nhất là đối với các sản phẩm dễ hư hỏng như dược phẩm, thực phẩm. Nguyên tắc này giúp bạn tránh được nhiều sự cố gây tổn thất hàng hóa không đáng có.
Không chỉ có hiệu quả với các sản phẩm dễ hư hỏng, FIFO còn là phương pháp quản lý hàng tồn kho tốt với nhiều loại sản phẩm khác nhau. Bởi những sản phẩm cũ đặt phía sau sẽ rất dễ bị hao mòn. thiết kế bao bì cũng mau thay đổi theo thời gian. Do đó, để quản lý hệ thống FIFO, doanh nghiệp bạn cần thêm các sản phẩm mới từ phía sau để đảm bảo sản phẩm cũ được đẩy ra phía trước.
>> Xem thêm: Quy trình nhập hàng vào kho cập nhật chi tiết năm 2023
Quản lý quan hệ với nhà cung cấp
Những mặt hàng bán chậm thường sẽ được trả lại để nhường chỗ cho mặt hàng mới. Điều này giúp khắc phục việc sản xuất chậm và hỗ trợ mở rộng không gian lưu trữ kho của bạn. Những trường hợp này, bạn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp để họ sẵn sàng hợp tác và giải quyết vấn đề của bạn. Từ đó giúp số lượng đặt hàng tối thiểu được thương lượng lại và bạn có thể yêu cầu mức tối thiểu thấp hơn nếu kho của bạn có quá nhiều hàng tồn kho.
Thực hiện kế hoạch dự phòng
Quá trình quản lý hàng tồn kho sẽ có rất nhiều vấn đề nảy sinh và có thể làm tê liệt những doanh nghiệp không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
- Doanh số tăng đột biến và hàng trong kho được bán quá mức.
- Thiếu dòng tiền và không thanh toán được cho sản phẩm bạn đang cần.
- Kho không đủ chỗ để tăng doanh số.
- Có sự tính toán sai trong hàng tồn kho.
- Sản phẩm bán chậm chiếm nhiều không gian lưu kho của bạn.
- Nhà sản xuất bán hết sản phẩm bạn cần và bạn cần có đơn thế chỗ.
- Nhà sản xuất ngừng sản xuất sản phẩm của bạn mà không báo trước.
Kiểm kê thường xuyên
Kiểm kê thường xuyên giúp bạn biết doanh nghiệp đang có bao nhiêu sản phẩm, một số phương pháp kiểm kê gồm có:
- Hàng tồn kho vật lý: Sử dụng kho vật lý để đếm tất cả hàng tồn kho của bạn cùng một lúc. Phương pháp đếm hàng này được thực hiện mỗi năm 1 lần nhưng khá tốn công sức và thời gian
- Kiểm kê tại chỗ: Kiểm kê vật lý toàn diện khiến bạn gặp nhiều khó khăn thì bạn có thể chọn kiểm kê định kỳ cả năm. Theo đó, bạn có thể chọn một sản phẩm để đếm số lượng thực tế, hiệu quả của phương pháp này giúp bạn phát hiện sản phẩm có gặp vấn đề gì hay bán chạy hoặc bán ế.
- Kiểm kê theo chu kỳ: Kiểm kê theo chu kỳ nghĩa là thực hiện định kỳ suốt cả năm, theo ngày, tuần hoặc tháng. Các mặt hàng có giá trị cao thường sẽ được kiểm kê một cách thường xuyên hơn những sản phẩm còn lại.
- Đặt thứ tự ưu tiên: Điều này cho phép bạn quản lý hàng tồn kho của mình qua việc bóc tách các sản phẩm cần chú trọng. Từ đó, bạn dễ dàng phân loại sản phẩm và biết được tình trạng tồn kho của chúng.
Dự báo chính xác
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là dự đoán chính xác nhu cầu, tuy nhiên không dễ dàng để thực hiện điều này. Hiện nay có nhiều biến số liên quan khiến bạn khó xác định những vấn đề xảy ra, theo đó, bạn có thể xem xét những điều sau khi tiến hành dự đoán doanh số:
- Xu hướng của thị trường
- Doanh thu năm trước trong cùng một thời điểm
- Tốc độ tăng trưởng của năm nay
- Các hợp đồng bán hàng và đơn hàng
- Nền kinh tế thị trường
- Các chương trình khuyến mãi
- Chỉ tiêu quảng cáo theo kế hoạch doanh nghiệp
Phương pháp Dropshipping
Với phương pháp quản lý kho Dropshipping, sẽ có đội ngũ giao hàng và chăm sóc khách hàng thay bạn. Theo đó, các sản phẩm thường có giá cao nhưng bạn sẽ không phải lo về chi phí để giữ hàng tồn kho và nhiều dịch vụ khác. Việc sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận, dễ dự đoán doanh số trong tương lai.
>> Xem thêm: 3 Phần mềm quản lý đơn hàng online tốt nhất dành cho chủ shop
Cùng với đó, giới thiệu với các chủ shop về phần mềm Ship4p. Ship4p là ứng dụng hỗ trợ giao hàng cũng như quản lý hàng hóa thuận tiện mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua hiện nay. Khi sử dụng Ship4p, quá trình giao hàng sẽ được tối ưu nhờ tích hợp các đơn vị vận chuyển ngay trên 1 giao diện vô cùng tiện lợi. Ship4p cũng giúp bạn dễ tiếp cận nhiều khách hàng hơn, từ đó bán được nhiều hàng hóa, rút ngắn thời gian cũng như chi phí lưu kho.
Với giao diện thân thiện, Ship4p còn rất dễ sử dụng, doanh nghiệp có thể giám sát đơn hàng, quản lý hàng tồn kho của mình mọi lúc mọi nơi. Liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn về Ship4p bạn nhé!
- Website: https://ship4p.com/
- Số điện thoại: https://zalo.me/890265522282252483
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
